Terugblik: op 16 september jl. hebben TK en Schoolfacilities een aantal praktijksituaties met suggesties geschetst hoe te handelen. Tijdens deze kennisbijeenkomst zijn diverse soorten aanbestedingsprocedures, drempelwaarden en uitzonderingen in het aanbestedingsrecht behandeld.
Eén van de gedachtes achter het aanbestedingsrecht is om concurrentie te bevorderen op de Europese markt.
Dit wordt gedaan door aanbestedende diensten, waaronder schoolinstellingen, hun opdrachten op een transparante en toegankelijke manier in de markt te laten plaatsen. Op die manier kunnen zowel nationale als internationale ondernemers zich inschrijven voor een opdracht. Daarbij is de waarde van de opdracht in beginsel doorslaggevend voor de vraag of een aanbesteding moet worden uitgeschreven, hoewel niet elke opdracht hoeft te worden aanbesteed.
Een goed startpunt zijn de Europese drempelwaarden. Voldoet jouw opdracht aan één van deze drempelwaarden? Dan kan je ervoor kiezen om openbaar of niet openbaar aan te besteden.
Houd er rekening mee dat een Europese aanbesteding sterk gereguleerd is en dat in dat geval de procedure moet voldoen aan (strikte) eisen over, onder meer, de opdrachteisen, de toetsing van inschrijvingen en de communicatie.
Als je niet voldoet aan de Europese drempelwaarden, dan is het uitgangspunt dat je niet verplicht bent om Europees aan te besteden. Je dient dan een keuze te maken tussen het niet aanbesteden van een opdracht of het uitvoeren van een nationale aanbesteding. Hoe moet je die keuze maken?
In dat geval kun je het beste kijken naar de Gids Proportionaliteit. Dat is een document met richtlijnen voor het aanbesteden. Handig om te weten waar je aan toe bent.
Een bijzondere situatie kan zich voordoen wanneer een opdracht niet Europees hoeft te worden aanbesteed, omdat het de relevante drempelwaarde niet bereikt, maar wel interessant is voor ondernemers in het buitenland.
Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen bij een kleinere opdracht van een onderwijsinstelling die in een grensgebied is gevestigd. Ook kan zich dit onder meer voordoen wanneer weinig nationale ondernemers de opdracht kunnen vervullen. In dat geval is geen Europese aanbesteding nodig, maar moet de opdracht wel duidelijk worden bekendgemaakt via Tenderned. Ook dienen in dat geval de aanbestedingsbeginselen in acht te worden genomen. Die vereisen onder meer dat de procedure voor het verstrekken van de opdracht transparant wordt uitgevoerd en dat alle gegadigden gelijke kansen krijgen om de opdracht toegewezen te krijgen. Ook dienen in dat geval redelijke en proportionele eisen te worden gesteld bij de opdracht en aan de ondernemers.
Het aanbestedingsrecht kent voor veel gevallen bijzondere regels. Eén van die regels voor onderwijsinstellingen ziet op het geval dat meerdere schoolinstellingen onder één rechtspersoon, zoals een stichting, zijn gebracht.
Stel je voor dat er twee aparte schoolinstellingen die zijn ondergebracht in één en dezelfde stichting, gelijktijdig een inkoop doen, bijvoorbeeld voor meubilair, leermiddelen of schoonmaakdiensten. Normaal gesproken dient dan de totale opdrachtwaarde, dus de waarde van de opdrachten van beide schoolinstellingen samen, te worden getoetst aan de relevante Europese drempelwaarde. Onder omstandigheden geldt echter een uitzondering, waardoor de opdracht van iedere school apart mag worden getoetst aan de Europese drempelwaarde. Dit is van belang wanneer de betreffende onderwijsinstellingen binnen de stichting een eigen inkoopbudget en inkoopbevoegdheid bevoegdheid heeft en met de opdracht voorziet in een eigen behoefte. In dat geval mag het overkoepelende schoolbestuur echter niet teveel op de voorgrond treden.
Een aanbesteding uitschrijven kan veel werk met zich brengen en de procedure kan een extra kostenpost zijn. Toch kan je niet zomaar weigeren aan te besteden.
Het komt in de praktijk voor dat schoolinstellingen liever niet aanbesteden en proberen om onder een aanbestedingsplicht uit te komen, bijvoorbeeld door een grote opdracht op te knippen en ieder deel apart te toetsen aan de drempelwaarden. Dit is echter niet zomaar toegestaan. Ook is het denkbaar dat een opdracht bewust niet wordt aanbesteed. Uiteindelijk is het goed om voor ogen te houden dat schending van het aanbestedingsrecht veel gedoe kan opleveren. Denk aan klagende inschrijvers of marktpartijen, gerechtelijke procedures, boetes van de overheid, schadevergoedingen of vernietiging van gesloten overeenkomsten. Daarnaast heeft een aanbesteding ook voordelen omdat het vaak veel ondernemers aantrekt en effectief met elkaar laat concurreren. Hierdoor kan een aanbesteding echt voordelen met zich brengen op het gebied van prijs en kwaliteit. Heb je uiteindelijk twijfel of vragen over je aanbesteding of je plicht daartoe? Schakel dan een professional in om met je mee te denken en je eventueel te begeleiden.
