EPD: wie kijkt er allemaal mee?

In de praktijk blijkt ‘ongeoorloofd neuzen in het EPD’ echter toch met enige regelmaat voor te komen. Dat bleek ook onlangs weer in de ‘Barbie-zaak’ bij het Haga Ziekenhuis. Wat kan een zorginstelling daartegen ondernemen? Hoe wordt er in de rechtspraak over geoordeeld? En beter nog, kan een zorginstelling maatregelen nemen om ongeoorloofde raadpleging van het EPD te voorkomen?

Gerechtshof Amsterdam: ontslag op staande voet wegens ongeoorloofd raadplegen EPD houdt stand. Het Hof Amsterdam (ga naar uitspraak) heeft zich onlangs gebogen over een kwestie waarin een afdelingssecretaresse 26 keer het EPD had geraadpleegd van een patiënt. Dit in strijd met de interne gedragscode voor het gebruik van het EPD en nadat de werkneemster voor dergelijk ongeoorloofd gedrag in het verleden (2013) al een schriftelijke waarschuwing had ontvangen.

Het oordeel van het Hof is duidelijk. Werkneemster was bekend met de gedragscode en de consequenties bij overtreding, was een gewaarschuwd ’vrouw’ vanwege de eerder ontvangen waarschuwing en haar verweer dat zij per ongeluk meerdere keren op het verkeerde dossier had geklikt, achtte het Hof niet geloofwaardig. Het ontslag op staande voet hield stand en enige vergoeding voor de werkneemster was niet aan de orde.

Eerdere rechtspraak: ontslag op staande voet of ontbinding

Dat het ongeoorloofd raadplegen van het EPD en vervolgens delen van die informatie uit den boze is, was ook al het oordeel in juni 2010 van de kantonrechter te Leiden (JAR 2010/285) in een zaak die is behandeld door een van de advocaten uit ons TK Zorgteam. Het betrof een secretaresse bij een GGZ instelling die ongeoorloofd in het EPD had gekeken van de man die haar dochter onzedelijk had betast en deze informatie had gedeeld met haar echtgenoot. De kantonrechter ontbond de arbeidsovereenkomst wegens een dringende reden. Voor een zorginstelling is het van wezenlijk belang dat zijn cliënten erop kunnen vertrouwen dat alles ten aanzien van hun behandeling strikt geheim blijft. Niet alleen het belang van de cliënt speelt daarbij een rol, maar ook het maatschappelijk belang. Een ieder moet kunnen vertrouwen op geheimhouding van gegevens uit het EPD.

Voordat wordt overgegaan tot een ontslag op staande voet is het van belang een afweging te maken van alle omstandigheden van het geval. Een ontslag op staande voet kan namelijk ook een te zware maatregel zijn gelet op de persoonlijk omstandigheden van de werknemer (o.a. leeftijd, lengte dienstverband, eerder functioneren). Tot dat oordeel kwam het Hof Den Haag in zijn uitspraak van 11 juli 2016 (ga naar uitspraak) over het ongeoorloofd raadplegen van het EPD. Een ontbinding van de arbeidsovereenkomst wegens ernstig verwijtbaar handelen is dan een goed alternatief.

Preventieve maatregelen

Hoe voorkomt een zorginstelling ongeoorloofde raadpleging van het EPD zoveel als mogelijk?

• Zorg voor een gedragscode of protocol, zodat de regels (en sancties bij overtreding) rondom het raadplegen van het EPD klip en klaar zijn voor alle medewerkers;
• Zorg voor bekendheid van de gedragscode/het protocol bij medewerkers en fris het bestaan en de inhoud ervan regelmatig op (bijvoorbeeld in teamoverleggen en jaargesprekken);
• Zorg dat de toegangsrechten voor het EPD en de beveiliging op orde zijn (weeg o.a. af wie toegang nodig heeft), log wie het systeem gebruikt en controleer dat op regelmatige basis;
• De door sommige ziekenhuizen aangeboden VIP-status is voor beroemdheden wellicht een oplossing maar is wat ons betreft geen algemene oplossing voor de oorzaak van het ongeoorloofd raadplegen;
• Zorg daarom voor een cultuur waarbij medewerkers integriteit en privacy hoog in het vaandel hebben staan en elkaar daarop durven aanspreken. Dat bewustzijn draagt wel bij aan het voorkomen van ongeoorloofd raadplegen van het EPD.

Meer weten over privacy & integriteit in de zorg?

Meld u dan aan voor onze cursus op 17 mei a.s.