Ook onder de voor de inwerkingtreding van de AVG geldende wet – de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) – golden er voor scholen weliswaar al strikte regels rondom de beveiliging van persoonsgegevens van leerlingen, maar onder de AVG hebben de betrokkenen meer rechten gekregen. Daarnaast geldt dat de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), bij een overtreding hogere boetes kan opleggen.
Onder de AVG is de bescherming van persoonsgegevens van leerlingen kortom nóg belangrijker geworden. De betrokkene wordt veel meer beschermd en daarom moeten organisaties aan strengere eisen voldoen met groter risico op handhaving.
Toen de inwerkingtreding van de AVG steeds dichterbij kwam, werd bij ons regelmatig de vraag voorgelegd of scholen onder de AVG nog wel foto’s van hun leerlingen mogen maken, scholen deze vervolgens kunnen ophangen in de school of bijvoorbeeld kunnen publiceren in de schoolgids, op de website, plaatsen op een Facebookpagina of delen met ouders via een groepsapp. Het antwoord daarop is tweeledig: ja, het maken van foto’s is nog steeds toegestaan, maar voor de verdere publicatie daarvan moeten ouders (of vanaf 16 jaar de leerlingen zelf) wel eerst expliciet toestemming geven. Scholen moeten bovendien kunnen aantonen dat deze toestemming daadwerkelijk is gegeven en zij moeten zich realiseren dat ouders (of leerlingen boven de 16 jaar) de verleende toestemming ook altijd weer in kunnen trekken.
Foto’s worden gezien als bijzondere persoonsgegevens
Veel scholen kunnen het voorgaande soms onnodig ingewikkeld vinden. Wat scholen zich echter moeten realiseren, is dat de privacy van leerlingen altijd goed gewaarborgd moet worden. Juist omdat scholen zoveel verschillende persoonsgegevens van leerlingen verzamelen, waaronder bijzondere persoonsgegevens. Niet alleen de namen of adresgegevens van leerlingen, maar ook een foto waarop een leerling herkenbaar is afgebeeld, betreft een persoonsgegeven zoals bedoeld in de AVG. Omdat van een foto ook het ras of geloof kan worden afgeleid, worden foto’s bovendien gezien als bijzondere persoonsgegevens. Een ander voorbeeld van bijzondere persoonsgegevens betreft de gegevens over de gezondheid van een leerling. Voorzichtigheid bij de verwerking van persoonsgegevens van leerlingen is kortom geboden.
Toestemming van alle afgebeelde leerlingen
Op grond van de wet geldt dat het verspreiden of publiceren van foto’s, oftewel de verwerking van persoonsgegevens, pas rechtmatig is als er sprake is van één van de in de wet genoemde grondslagen, waaronder toestemming. Wanneer het een foto betreft waarop ook andere leerlingen afgebeeld zijn, zoals bijvoorbeeld het geval zal zijn met een klassenfoto of foto’s van een bepaald uitje, moet er toestemming zijn van alle op de betreffende foto afgebeelde leerlingen voordat een dergelijke foto gedeeld kan worden met anderen. Scholen doen er dus goed aan om voorafgaand aan een schooljaar aan te geven dat er beeldmateriaal van leerlingen wordt gemaakt én aan ouders (dan wel vanaf 16 jaar de leerlingen zelf) expliciet om toestemming te vragen voor het gebruik daarvan. Hiervoor gelden overigens wel een aantal voorwaarden. Allereerst geldt dat de toestemming vrij, en dus niet onder druk, moet zijn gegeven. Toestemming mag dus niet als voorwaarde worden gesteld aan bijvoorbeeld de deelname aan een uitje of activiteit. De toestemming moet daarnaast ondubbelzinnig zijn. De school mag er dus niet van uitgaan dat bij het uitblijven van een reactie toestemming is gegeven. Tot slot moet de toestemming specifiek zijn en in het voornoemde geval dus zien op de verspreiding van gemaakte foto’s.
Intrekken van eerdere toestemming moet mogelijk zijn
Zoals gezegd kan eenmaal verleende toestemming altijd weer worden ingetrokken en moet mogelijkheid hiertoe worden geboden door de school. Verdere verspreiding is dan in beginsel verboden. Houd er als school dus altijd rekening mee dat verleende toestemming ook weer kan worden ingetrokken. Wij raden scholen aan om een overzicht bij te gaan houden van de gegeven toestemming en indien de toestemming is ingetrokken dit ook direct te verwerken. Check ook regelmatig wat de status van dit overzicht is.
Tot slot constateren wij dat niet alleen het maken van foto’s op scholen een onderwerp betreft waar sinds de inwerkingtreding van de AVG veel vragen over zijn. Bij scholen spelen ook veel vragen over onderwerpen zoals het leerlingendossier, cameratoezicht, het delen van gegevens met externe partijen of datalekken (bijvoorbeeld een cijferlijst die op een printer is achtergebleven). Mocht u in uw onderwijsinstelling tegen dergelijke vraagstukken aanlopen, neem dan vooral contact op met het team privacy van TK.
