Op basis van dit artikel kunnen ook medewerkers bij hun werkgever vragen om inzage in het personeelsdossier of zelfs om een kopie daarvan. Dit is overigens niet helemaal nieuw want ook de voor de invoering van de AVG geldende Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) kende al het recht op een overzicht van verwerkte persoonsgegevens. Dit ging alleen minder ver dan de huidige bepaling in de AVG, op basis waarvan niet alleen inzage in bijvoorbeeld een personeelsdossier kan worden verlangd maar zelfs om afgifte van een kopie daarvan.
Sinds de inwerkingtreding van de AVG is er meer aandacht dan voorheen voor de bescherming van persoonsgegevens. Wij zien in de praktijk dan ook dat medewerkers vaker gebruik gaan maken van het recht op inzage in en/of op een kopie van het personeelsdossier. Hoewel werkgevers in beginsel verplicht zijn kosteloos aan dergelijke verzoeken te voldoen, worden deze niet altijd gehonoreerd. Dat dit kan leiden tot een voor een werkgever vervelende procedure blijkt uit een recente uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland. In deze uitspraak betrof het aanvankelijk een geschil tussen een werkgever en een medewerker over het inleveren van een leaseauto. De werkgever stelde zich op het standpunt dat de medewerker de leaseauto moest inleveren omdat deze arbeidsongeschikt was geworden. Los van het feit dat de medewerker het niet eens was met het moeten inleveren van de leaseauto en door de werkgever op zijn salaris in mindering gebrachte bedragen, verlangde de medewerker op grond van de AVG ook inzage in en afgifte van een kopie van zijn personeelsdossier. Omdat de werkgever weigerde om aan de verzoeken van de medewerker tegemoet te komen, startte de medewerker een procedure. De medewerker werd vervolgens op alle punten in het gelijk gesteld door de kantonrechter, zo ook ten aanzien van het personeelsdossier. De kantonrechter veroordeelde de werkgever om binnen veertien dagen een kopie van het personeelsdossier aan de medewerker te verstrekken.
Gelet op de AVG was deze uitkomst van de procedure te verwachten. Immers, een werkgever kan een dergelijk verzoek op grond van de wet pas weigeren, of daarvoor een bedrag in rekening brengen, als het herhaaldelijke verzoeken van de medewerker betreft of wanneer diens verzoeken kennelijk ongegrond of buitensporig zijn. Daarvan was in de onderhavige situatie geen sprake.
Wij adviseren werkgevers dan ook om er rekening mee te houden dat medewerkers steeds vaker een verzoek zullen doen om inzage in en/of om een kopie van het personeelsdossier en daar op voor te sorteren door de dossiers goed op orde te houden. Zoals uit de voorgaande casus blijkt, kan een dergelijk verzoek in beginsel niet geweigerd worden door een werkgever. Slechts in uitzonderingsgevallen kan een werkgever het verzoek van de medewerker weigeren of daar kosten voor in rekening brengen.
