Regelmatig adviseert het expertiseteam Mededinging, Staatssteun en Aanbesteding van TK scholen uit heel het land over de vraag of zij in een bepaald geval een aanbesteding dienen uit te schrijven. Dit kan in sommige gevallen lastig zijn. Wanneer mag bij een gezamenlijk inkoopproces per school worden beoordeeld of een opdracht moet worden aanbesteed?
Een bekend probleem doet zich soms voor bij onderwijsstichtingen of -verenigingen waarin meerdere scholen zijn georganiseerd. In een dergelijk geval is de stichting of vereniging de rechtspersoon die contracten sluit en verplichtingen aangaat. Stel nu dat bij meerdere scholen binnen die vereniging of stichting de behoefte bestaat om gezamenlijk werken, leveringen of diensten in te kopen, zoals bijvoorbeeld nieuw meubilair of nieuwe leermiddelen. Moet die opdracht dan voor het aanbestedingsrecht worden gezien als één opdracht afkomstig van de stichting of vereniging of mogen de afzonderlijke inkoopopdrachten van de scholen dan telkens als aparte opdracht worden aangemerkt? Deze vraag kan met name van belang zijn voor de beoordeling van de vraag of een aanbesteding dient te worden uitgeschreven. Wanneer de opdracht als één opdracht geldt, dan zal de opdrachtwaarde eerder boven de relevante wettelijke drempelwaarde voor het uitschrijven van een aanbesteding uitstijgen dan wanneer telkens sprake is van aparte opdrachten.
Bij de onderwijsstichting Prettig Leren zijn drie scholen aangesloten. Zij wensen alle drie schoonmaakdiensten tegelijk in te kopen voor EUR 50.000 per school per jaar voor de duur van twee jaar. Wordt deze opdracht nu voor het aanbestedingsrecht gezien als één opdracht van Prettig Leren met een totale waarde (over de gehele looptijd) van EUR 300.000? Zo ja, dan overschrijdt deze de drempelwaarde voor diensten en is een aanbesteding verplicht. Zo niet, dan geldt de opdracht voor het aanbestedingsrecht als drie aparte opdrachten van EUR 100.000 en hoeft geen Europese aanbesteding te worden uitgeschreven.
In deze situatie geldt als uitgangspunt dat sprake is van één opdracht. Met andere woorden: de waarden van alle opdrachten dienen bij elkaar te worden opgeteld en het totaalbedrag dient te worden getoetst aan de voorgeschreven drempelwaarde voor een dergelijk soort opdracht. Bij overschrijding van die drempelwaarde dan dient de opdracht te worden aanbesteed, ook al wordt na inkoop het werk, het product of de dienst verdeeld over meerdere scholen binnen de onderwijsorganisatie.
Dit verandert echter wanneer is voldaan aan vier voorwaarden.
De eerste voorwaarde om in een dergelijk geval voor het aanbestedingsrecht toch sprake te laten zijn van aparte opdrachten ook al worden de opdrachten gelijktijdig en als geheel in de markt gezet, is dat het binnen de betreffende stichting of vereniging gebruikelijk moet zijn dat een school zelf inkoopbeslissingen neemt. De school moet wat inkoop betreft in de praktijk dus onafhankelijk van het stichtingsbestuur of de overige scholen beslissingen kunnen nemen. De tweede voorwaarde is dat de aankopende school een eigen budget moet hebben binnen de betreffende scholenorganisatie en dat de inkoop ten laste van dit budget dient te gaan. De derde voorwaarde is dat met de voorgenomen inkoop een school moet voorzien in een eigen behoefte. Oftewel: wat wordt ingekocht moet daadwerkelijk ten gunste komen van de eigen schoolorganisatie. De vierde en laatste voorwaarde is dat het centraal bestuur van de stichting of vereniging zich naar buiten toe niet als de grote inkopende partij mag presenteren en in dat kader niet mag proberen om ten behoeve van de bij haar aangesloten scholen korting of andere gunstige voorwaarden te bedingen.
Indien in het genoemde voorbeeld de drie scholen die zijn aangesloten bij de onderwijsstichting Prettig Leren dus aan deze vier voorwaarden voldoen, dan hoeft voor de inkoop van de schoonmaakdiensten dus geen Europese aanbestedingsprocedure door Prettig Leren te worden gevolgd.
Bij de toetsing aan deze vier voorwaarden komt het uiteraard aan op maatwerk. Deze toetsing kan echter wel de moeite waard zijn omdat dit het verschil kan maken voor een school tussen verplicht een openbare aanbestedingsprocedure volgen en rechtstreeks bij een marktpartij een opdracht plaatsen.
