logo

Inzage in examengegevens

01 juli 2019

Examenreglementen bevatten dikwijls bepalingen met betrekking tot inzage. Deze bepalingen zijn vaak strikter dan het inzagerecht op grond van de AVG. Onderwijsinstellingen doen er daarom goed aan hun examenreglementen en het recht op inzage in de examens in overeenstemming te brengen met het inzagerecht uit de AVG.

Het recht op inzage is neergelegd in artikel 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en kan worden uitgeoefend zonder dat daarbij een feitelijk belang hoeft te worden aangetoond. Dit inzagerecht conflicteert met bepalingen in examenreglementen van onderwijsinstellingen die inzage vaak in tijd en reikwijdte beperken. Met de AVG kunnen studenten de strikte inzagebepalingen uit de examenreglementen omzeilen. Onderwijsinstellingen doen er daarom goed aan hun examenreglementen in lijn te brengen met de AVG en de procedures voor het inzien van examens aan te passen.

Zelfstandig recht op inzage op grond van de AVG

In de casus die de voorzieningenrechter van de Rechtbank Den Haag recent kreeg voorgelegd lag de vraag voor of een onderwijsinstelling aan een student verplicht is om inzage te geven in gemaakte examens. De onderwijsinstelling zelf vond van niet. De onderwijsinstelling was van mening dat de student in het verleden voldoende gelegenheid had gehad om de examens in te zien maar dat hij daar geen gebruik van had gemaakt. Recht op inzage was daardoor vervallen, zo zei de onderwijsinstelling. De voorzieningenrechter maakte hier korte metten mee en gaf aan dat nu sprake was van persoonsgegevens van een zelfstandig uit de AVG voortkomend recht.

Examens zijn persoonsgegevens

De voorzieningenrechter wees de onderwijsinstelling ter zitting erop dat de gevraagde examens, inclusief de opmerkingen van de examinator bij de door verzoeker gegeven antwoorden, beschouwd moeten worden als persoonsgegevens, zoals gedefinieerd in artikel 4 sub 1 van de AVG en dat daarvoor een recht op inzage geldt op grond van artikel 15 AVG. Dit standpunt is in lijn met het in 2017 door het Hof van Justitie gewezen arrest over het inzagerecht. In dit arrest, het Nowakarrest, gaf het Hof antwoord op de hem voorgelegde pre-judiciële vraag of een examenwerk een persoonsgegeven is in de zin van Richtlijn 95/46 betreft.

Volgens het Hof zijn de door een kandidaat geformuleerde schriftelijke antwoorden op een beroepsexamen en de eventuele opmerkingen van de examinator bij deze antwoorden ‘informatie’ betreffende deze kandidaat in de zin van artikel 2, onder a), van Richtlijn 95/46.

Het gebruik van de woorden ‘iedere informatie’ in de definitie van het begrip ‘persoonsgegevens’ in artikel 2, onder a) van Richtlijn 95/46, wijst er volgens het Hof op dat het de bedoeling van de Uniewetgever was om een ruime betekenis te geven aan dit begrip dat niet beperkt is tot gevoelige of persoonlijke informatie, maar zich potentieel uitstrekt tot elke soort informatie, zowel objectieve informatie als subjectieve informatie onder de vorm van meningen of beoordelingen, op voorwaarde dat deze informatie de betrokkene ‘betreft’. Deze laatste voorwaarde is vervuld wanneer die informatie wegens haar inhoud, doel of gevolg gelieerd is aan een bepaalde persoon. Zie ook de opinie 4/2007 van WP29.

Het Hof van Justitie concludeerde dat de antwoorden op een examen en het commentaar van de examinator aan al deze criteria voldoen en dus persoonsgegevens zijn.

Zijn de examenvragen zelf ook persoonsgegevens?

In deze casus is de onderwijsinstelling bereid ook de examens zelf ter beschikking te stellen. Vraag is echter of ook de examens zelf onder het inzagerecht vallen. Hierover valt te twisten. Enerzijds betreffen de examens zelf geen informatie die de betrokkene zelf betreft en zou kunnen worden betoogd van niet. Anderzijds geldt dat zonder de examenvragen niet goed meer is na te gaan of de persoonsgegevens (de antwoorden) juist en rechtmatig zijn verwerkt. Inzage is erop gericht dat de betrokkene kan controleren of zijn persoonsgegevens juist en rechtmatig worden verwerkt. Dit is met zoveel woorden herhaald in het arrest van het gerechtshof Den Haag uit 2017.

Feitelijk belang niet vereist

Ook was de onderwijsinstelling van mening dat een feitelijk belang bij inzage ontbrak omdat inzage er niet toe zou leiden dat verzoeker alsnog een diploma zou behalen. Ook dit standpunt hield geen stand. De voorzieningenrechter gaf aan dat het recht op inzage in de AVG niet afhankelijk is gesteld van een aanwezig feitelijk belang. Dit is in lijn met artikel 12a van Richtlijn 95/46/EG waarin is bepaald: ‘vrijelijk en zonder beperking’ – waaruit volgt dat de betrokkene bij zijn verzoek geen bijzonder belang hoeft te hebben: het belang om te weten of zijn persoonsgegevens juist en rechtmatig worden verwerkt is voldoende. Aangenomen kan worden dat onder de AVG het voorgaande onverminderd van kracht is.

Kopieën in beginsel kosteloos

De onderwijsinstelling wilde aanvankelijk kosten in rekening brengen voor het opzoeken van de examens en het maken van kopieën. Ter zitting bood de instelling aan dit alsnog kosteloos te doen, zodat de voorzieningenrechter hierover geen uitspraak meer deed.
Indien kopieën worden verstrekt dient dit kosteloos te gebeuren. Niet in alle gevallen is de verantwoordelijke verplicht om kopieën ter beschikking te stellen. Het recht op een kopie gaat in ieder geval niet zo ver dat de betrokkene het recht heeft om kopieën te krijgen van alle documenten waarin zijn persoonsgegevens voorkomen. Wel heeft de betrokkene recht op een volledig overzicht, in begrijpelijke vorm, van alle persoonsgegevens in een vorm die de betrokkene in staat stelt kennis te nemen van zijn gegevens en te controleren of zij juist zijn en zijn verwerkt in overeenstemming met de AVG.

Voor zover daaraan kan worden voldaan met een andere vorm van verstrekking kan de betrokkene aan de AVG niet het recht ontlenen om een afschrift te verkrijgen van het originele document of bestand waarin de gegevens staan. Of onder de gegeven omstandigheden het mogelijk is om op een andere wijze dan het overleggen van kopieën mogelijk was het vereiste inzicht te geven in de verwerkte gegevens is overigens de vraag.

Conclusie en advies

Examenreglementen bevatten dikwijls bepalingen met betrekking tot inzage. Deze bepalingen zijn vaak strikter dan het inzagerecht op grond van de AVG. Onderwijsinstellingen doen er daarom goed aan hun examenreglementen en het recht op inzage in de examens in overeenstemming te brengen met het inzagerecht uit de AVG.