logo

UBO-register

Op 27 september jl. het UBO-register in werking getreden. Sindsdien zijn alle in Nederland opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten verplicht tot het centraal en openbaar registreren van de uiteindelijk belanghebbenden (‘ultimate beneficial owners’, afgekort UBO’s).

Wij hebben alles rondom deze nieuwe verplichting voor u op een rij gezet.

Waarom een UBO-register

Op grond van de Vierde en Vijfde Anti-witwasrichtlijn van de Europese Unie, moesten alle EU-lidstaten zorg dragen voor de inwerkingtreding van nationale wetgeving op het gebied van de invoering van een UBO-register voor 10 januari 2020. Na langdurig uitstel is het Nederlandse UBO-register een feit.

De invoering van de nieuwe regelgeving moet witwassen en financiering van terrorisme helpen te voorkomen. In lijn met de bestaande wet- en regelgeving op dit gebied, maakt het UBO-register transparant wie ‘achter een entiteit zit’ zodat personen zich niet kunnen verhullen achter juridische entiteiten en structuren.

UBO-begrip

Onder een ‘ultimate beneficial owner’ (UBO), ofwel uiteindelijk belanghebbende, wordt verstaan: een natuurlijk persoon die een (in)direct belang heeft van meer dan 25% van het kapitaalbelang, dan wel op andere wijze feitelijke zeggenschap kan uitoefenen in deze entiteit. Bij de vaststelling van de UBO wordt gekeken naar de achterliggende natuurlijke personen, ongeacht het aantal tussenliggende vennootschappen ten opzichte van de entiteit die het betreft.

Registratie

Sinds 27 september 2020 dienen alle bestaande entiteiten binnen 18 maanden hun UBO’s te registreren. Voor entiteiten die na deze datum worden opgericht, geldt dat zij haar UBO(‘s) binnen een week na de oprichting moeten laten registreren. Het UBO-register wordt (bij)gehouden door de Kamer van Koophandel als onderdeel van het handelsregister.

De verplichting tot registratie geldt voor alle naar Nederlands recht opgerichte entiteiten, dus bijvoorbeeld voor B.V.’s, N.V.’s, stichtingen, verenigingen, C.V.’s en coöperaties. Hoewel het huidige wetsvoorstel hier nog niet vanuit gaat, zal ook een register worden ingevoerd voor trusts waarin ook de UBO’s van een fonds voor gemene rekening wordt opgenomen.

Het inschrijven van UBO’s bij de Kamer van Koophandel is kosteloos. De inschrijving moet ingediend worden door degene die tekenbevoegd is namens de betreffende rechtspersoon.

Registratie van een ‘pseudo-UBO’

Als er volgens de wettelijke definitie geen persoon is die in een entiteit een belang heeft van meer dan 25% (bijvoorbeeld door een verspreid aandelenbezit), dan is de entiteit verplicht een UBO aan te wijzen (de zogenaamde ‘pseudo-UBO’). Deze persoon dient een ‘hoger leidinggevende’ van de betreffende entiteit te zijn, waaronder wordt verstaan: een statutair bestuurder of in geval van een personenvennootschap een vennoot (met uitzondering van de commanditaire vennoot).

Notabene: Indien er volgens de wettelijke definitie geen natuurlijk persoon is aan te merken als ‘echte  UBO, dan dient de entiteit alle statutaire bestuurders – of in geval van een personenvennootschap alle vennoten (met uitzondering van de commanditaire vennoten) – als ‘pseudo-UBO’ aan te wijzen en in te schrijven.

Geen verplichting tot registratie

De verplichting om UBO’s in te schrijven geldt niet voor eenmanszaken, beursgenoteerde vennootschappen en hun 100% dochtervennootschappen, verenigingen van eigenaars, publiekrechtelijke rechtspersonen en verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven. De laatste categorie betreft verenigingen waarvan de statuten niet in een notariële akte zijn neergelegd (en hiernaast – zoals vermeld – geen onderneming drijven).

Vermelding gegevens

In het openbare UBO-register worden de volgende gegevens van de betreffende personen vermeld:

  • naam;
  • geboortemaand en -jaar;
  • nationaliteit;
  • woonstaat, en
  • de aard en omvang van het belang van de UBO in de betreffende entiteit.

Bij de registratie dient de omvang van het belang van de UBO (in aandelen, stemrecht of eigendom) te worden ingeschreven in één van de volgende bandbreedtes:

  • groter van 25% tot en met 50%;
  • groter dan 50% tot en met 75%, en
  • groter dan 75% tot en met 100.

Hiernaast zijn voor bevoegde autoriteiten nog de volgende aanvullende gegevens zichtbaar:

  • BSN of een vergelijkbaar buitenlands fiscaal nummer;
  • geboortedag, -plaats en -land.

Gronden voor afscherming

Een UBO kan bij de Kamer van Koophandel een verzoek indienen tot afscherming van zijn/haar (persoons)gegevens. Echter, een dergelijk verzoek wordt enkel aanvaard indien sprake is van één van de volgende twee gronden:

  • minderjarigheid en handelingsonbekwaamheid (bewind of curatele), of:
  • een onevenredig risico op bijvoorbeeld fraude, ontvoering en chantage.

Op de tweede grond kan slechts een beroep worden gedaan indien het personen betreft die van overheidswege worden beschermd c.q. beveiligd. Hiernaast dient te worden gemeld dat deze afscherming enkel ziet op de persoonsgegevens van de betreffende UBO. Ook indien een verzoek tot afscherming wordt gehonoreerd, wordt wel de aard en omvang van het belang van de betreffende persoon in de entiteit vermeld.

Inzage

Aangezien het UBO-register een openbaar register wordt, mag iedereen de UBO-gegevens van een entiteit raadplegen. Volgens de Kamer van Koophandel is inzage mogelijk zijn tegen een tarief van € 2,50 nadat een online registratie (account) is verkregen.

Hoewel hierover in de parlementaire geschiedenis is gesproken, is het voor de betreffende UBO(‘s) niet mogelijk om in te zien wie zijn/haar gegevens heeft opgevraagd in verband met de privacywetgeving (AVG). Echter, hiertegenover heeft de Minister van Financiën ten aanzien van de privacy van de UBO’s wel aangegeven dat een UBO kan inzien hoe vaak zijn/haar gegevens zijn opgevraagd.