De meest voorkomende vormen zijn de benoeming van een natuurlijk persoon (of rechtspersoon) als bestuurder en het verlenen van een (procuratie)volmacht. In deze blog zetten wij de voornaamste verschillen tussen beide, de aanverwante mogelijkheden en enkele aandachtspunten op een rij.
Bestuur van een rechtspersoon
Een rechtspersoon wordt vertegenwoordigd door het bestuur van deze rechtspersoon, wat wil zeggen dat dit bestuursorgaan namens de rechtspersoon handelt met externe partijen, bijvoorbeeld bij het aangaan van contracten. Deze vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur (als geheel) is onbeperkt en onvoorwaardelijk. Oftewel: het bestuur is op grond van de wet in principe altijd bevoegd om namens de rechtspersoon te handelen.
Vormen vertegenwoordigingsbevoegdheid
De hoofdregel is dat iedere bestuurder een zelfstandige bevoegdheid tot vertegenwoordiging toekomt. Dit betekent dat als de statuten niets zouden vermelden over deze vertegenwoordigingsbevoegdheid, iedere bestuurder op grond van de wet zelfstandig bevoegd is voor een onbeperkt bedrag.
In de statuten kan specifieke vertegenwoordigingsbevoegdheid van de bestuurders worden toegekend zoals de bevoegdheid om zelfstandig namens de rechtspersoon te handelen of bevoegdheid om gezamenlijk met andere bestuurders te handelen.
Procuratievolmacht
Naast het benoemen van een bestuurder, is het ook mogelijk om een (doorlopende) volmacht af te geven in het handelsregister namens de rechtspersoon en deze volmacht in te schrijven in het handelsregister. Deze procuratievolmacht kan door het bestuur van de rechtspersoon worden afgegeven, waarbij de omvang van de volmacht bij de afgifte wordt bepaald. Ten aanzien van de omvang van de volmacht kan worden onderscheiden:
Indien een beperkte volmacht wordt afgegeven aan een procuratiehouder, dan kan deze de rechtspersoon alleen geldig vertegenwoordigen indien hij/zij handelt binnen de grenzen van deze volmacht. Indien de procuratiehouder buiten zijn bevoegdheden handelt ‘namens’ de rechtspersoon, dan is de rechtspersoon niet gebonden aan deze rechtshandeling.
Inschrijving in het handelsregister
De aan een procuratiehouder afgegeven volmacht kan worden ingeschreven in het (openbare) handelsregister door het indienen van een formulier bij de Kamer van Koophandel, waarmee de procuratievolmacht kenbaar wordt voor derden. De inschrijving van deze volmacht levert derdenwerking op, oftewel: anderen mogen afgaan op de bevoegdheid zoals ingeschreven in het handelsregister.
Combinatievorm: aanvullende volmacht aan een bestuurder
Naast de benoeming van een (rechts)persoon tot bestuurder of de afgifte van een procuratievolmacht, kan in bepaalde gevallen ook een combinatie van beide uitkomst bieden. Indien bestuurders op grond van de statuten een gezamenlijke vertegenwoordigingsbevoegdheid toekomt, dan is in alle gevallen een handtekening nodig van meerdere bestuurders.
Aangezien dit bij afwezigheid van één van de bestuurders niet praktisch en gewenst kan zijn, is het mogelijk de bestuurders een aanvullende (beperkte) volmacht aan elkaar af te geven om namens de rechtspersoon te handelen tot een bepaald bedrag. Zo kunnen de bestuurders voor de normale gang van zaken zelfstandig handelen op grond van de afgegeven volmacht, terwijl voor rechtshandelingen met een grotere omvang de gezamenlijke bestuursbevoegdheid blijft gelden.
Aansprakelijkheid
Voor bestuurders geldt dat zij – als uitzondering op de hoofdregel dat de rechtspersoon zelf aansprakelijk is – aansprakelijk kunnen worden gesteld indien hen een ernstig verwijt kan worden gemaakt. Deze eventuele aansprakelijkheid ten aanzien van de algemene gang van zaken geldt voor alle statutaire bestuurders van een rechtspersoon. De procuratiehouder kan enkel aansprakelijk worden gesteld voor zijn eigen handelen (binnen of buiten de grenzen van zijn volmacht).
Let op: alleen inschrijving KvK is niet toereikend
In de praktijk zien wij regelmatig dat bij een procuratievolmacht, de hiertoe benodigde volmacht onjuist of onvolledig is ofwel volledig ontbreekt. Dit betekent dat de bedoelde volmacht niet juist is afgegeven en de door de procuratiehouder aangegane rechtshandelingen ongeldig kunnen zijn.