Mocht het onverhoopt nodig zijn, dan moet uw vennootschap zonder u verder kunnen. U kunt uw onderneming rechtsgeldig door anderen laten vertegenwoordigen en ook kunt u het mogelijk maken dat zaken op aandeelhoudersniveau door blijven gaan.
In onze eerdere blog schreven wij over de mogelijkheid tot het benoemen van een waarnemer voor u (als bestuurder in een rechtspersoon) indien u hiertoe zelf – tijdelijk – niet toe in staat bent. Ook op aandeelhoudersniveau kunt u zorgen voor de gewenste continuering.
Met een volmacht geeft u een ander (de gevolmachtigde) de bevoegdheid om namens u bepaalde (rechts)handelingen te verrichten. Indien deze gevolmachtigde binnen de grenzen van zijn/haar bevoegdheid handelt, is niet de gevolmachtigde maar de volmachtgever gebonden aan de handeling.
Vele ondernemingen kennen een procuratievolmacht, waarbij – naast de bestuurder – ook een andere persoon kan handelen namens deze vennootschap. Deze doorlopende volmacht, die wordt ingeschreven in het handelsregister, kan worden beperkt tot in de volmacht genoemde rechtshandelingen of een bepaald bedrag.
Een procuratievolmacht wordt vaak gegeven in het kader van een bepaalde functie, bijvoorbeeld om specifieke bevoegdheden toe te kennen aan de CFO of een inkoopmanager.
De ondernemersvolmacht geldt echter enkel indien u zelf (tijdelijk) niet meer in staat bent om te handelen en wordt niet ingeschreven in het handelsregister.
In de ondernemersvolmacht kan de bevoegdheid worden gegeven om alle mogelijke handelingen te verrichten namens de onderneming, zoals (maar niet uitsluitend) het aangaan van inkoop- en verkoopcontracten, het doen van investeringen en het oprichten van rechtspersonen.
Hiernaast biedt de ondernemersvolmacht de mogelijkheid om ook de aandeelhoudersrechten in een vennootschap aan de gevolmachtigde toe te kennen. Dit betekent dat de gevolmachtigde daarmee ook de bevoegdheid toekomt om het stemrecht op de aandelen uit te oefenen, bijvoorbeeld om een bestuurder te benoemen of te ontslaan, de jaarrekening van de vennootschap vast te stellen en eventueel tot uitkering van dividend te besluiten. Ook hierbij betreft het een niet-uitsluitende opsomming waarbij dient te worden gemeld dat alle bevoegdheden van de algemene vergadering kunnen worden toegekend aan de gevolmachtigde.
De meeste aandeelhoudersbesluiten strekken – in tegenstelling tot de bestuursbesluiten – niet tot de dagelijkse gang van zaken in de onderneming, waardoor deze aandeelhoudersbesluiten minder frequent zullen worden genomen.
In sommige ondernemingen wordt dit echter anders doordat er zogenaamde goedkeuringsbesluiten zijn vastgesteld; dat wil zeggen besluiten die door het bestuur enkel kunnen worden genomen nadat de aandeelhoudersvergadering een voorafgaande schriftelijke goedkeuring heeft gegeven.
Naast het afgeven van een volledige volmacht aan één specifieke persoon, is het mogelijk om meerdere gevolmachtigden te benoemen waarbij de individuele volmacht wordt beperkt maar de meer ingrijpende handelingen enkel kunnen worden genomen door de gevolmachtigden gezamenlijk.
De ondernemersvolmacht vertoont enkele gelijkenissen met het levenstestament, waarin ten aanzien van privézaken een gevolmachtigde kan worden aangewezen indien iemand hiertoe zelf (tijdelijk) niet in staat is. Om in een dergelijke situatie een effectieve belangenbehartiging tot stand te brengen is het goed om beide zaken tegelijk te bespreken zodat deze op elkaar kunnen worden afgestemd.
