In onze praktijk werken we veel met stichtingen en verenigingen. Regelmatig komt het voor dat een bestuurder na afloop van zijn statutaire zittingstermijn niet schriftelijk wordt herbenoemd. Ook komt voor dat een bestuurder zich na verloop van de maximale zittingstermijn niet bewust is dat hij geen bestuurder meer is. Wat is het gevolg daarvan en hoe kunnen problemen worden opgelost – of liever – voorkomen? In deze blog zetten we een aantal aandachtspunten op een rij.
In de statuten van een stichting of een vereniging wordt vaak opgenomen dat er een minimum aantal bestuurders moet zijn. Ook wordt vaak bepaald dat een bestuurder voor een vaste periode wordt benoemd, en daarna van rechtswege ophoudt bestuurder te zijn. Meestal kan een bestuurder vervolgens één keer worden herbenoemd.
De reden om dit zo in de statuten te regelen is vaak de wens dat niet één persoon de dienst kan uitmaken in de stichting of vereniging, zonder tegenwicht van andere bestuurders. Verder wordt het als positief ervaren dat er regelmatig vers bloed in het bestuur komt, doordat zittende bestuurders aftreden en daarvoor in de plaats nieuwe bestuurders worden benoemd.
In de praktijk leidt dit regelmatig tot problemen: er zijn minder bestuurders in functie dan de statuten voorschrijven, of de bestuurders die nog in het handelsregister staan ingeschreven, zijn al (ruim) over de statutair bepaalde maximale zittingsduur heen. Als dit voor alle bestuurders geldt, heeft de stichting of vereniging geen bestuur(ders) meer.
Op grond van de Wet bestuur en toezicht rechtspersonen (“Wbtr”) moet sinds juli 2021 hiervoor een regeling in de statuten van een stichting of een vereniging worden opgenomen. Bij de eerstvolgende statutenwijziging moet worden bepaald wat er moet gebeuren in de situatie dat er geen bestuurders meer beschikbaar zijn. Voor een groot aantal verenigingen en stichtingen is dit echter nog niet gebeurd en bevatten de statuten geen oplossing voor deze situatie.
Hieronder leggen we uit wat het gevolg daarvan is. Lees meer via +
Als een bestuurder op grond van de statuten voor een bepaalde periode is benoemd, kan hij na afloop van deze periode meestal één keer worden herbenoemd. Om te voorkomen dat alle bestuurders tegelijk aftreden, kan een rooster van aftreden worden gemaakt waarin wordt bijgehouden wie wanneer aftreedt en vervangen of herbenoemd moet worden.
Het beste is om een herbenoeming uitdrukkelijk vast te leggen in de notulen van de vergadering waarin dit onderwerp aan de orde is geweest. Als dat niet is gebeurd, kan soms een stilzwijgende herbenoeming worden afgeleid uit bijvoorbeeld de oproeping van de betrokken bestuurder voor bestuursvergaderingen, of de vermelding in de notulen en/of in het jaarverslag of andere documenten waarin deze persoon als bestuurder wordt vermeld.
De inschrijving in het handelsregister is niet bepalend, omdat het handelsregister niet uit zichzelf een bestuurder uitschrijft aan het eind van de benoemingsperiode.
Een andere situatie doet zich voor als de herbenoemingstermijn eindigt en de statuten geen verdere herbenoeming toestaan. Als de statuten daarover niets anders regelen, is deze persoon na afloop van deze tweede zittingstermijn automatisch geen bestuurder meer. Door het enkele verstrijken van de zittingstermijn houdt deze persoon direct op bestuurder te zijn, zonder dat het merkbaar is. Ook hier zal het handelsregister geen actieve rol spelen door een bestuurder te wijzen op het verlopen van de benoemingstermijn.
Maar het juridisch gevolg is groot: deze persoon is niet langer bevoegd om de stichting of vereniging te vertegenwoordigen, om geldig een vergadering bijeen te roepen of om stemrecht uit te oefenen in een bestuursvergadering. Dit kan tot ongewenst ingewikkelde situaties leiden.
Het is daarom erg belangrijk dat in de digitale agenda van de stichting of vereniging goed wordt bijgehouden wanneer een benoemingsperiode eindigt, zodat ruim op tijd kan worden gezorgd voor de benoeming van een nieuwe bestuurder.
Er zijn naast het eindigen van de benoemingsperiode ook andere redenen dat iemand niet langer bestuurder is, zoals overlijden, ontslag of eigen opzegging (bedanken). Als er minder dan het voorgeschreven aantal bestuurders in functie zijn, is het bestuur niet langer voltallig. De overblijvende bestuurders nemen dan meestal het initiatief om te zorgen dat er nieuwe bestuurders worden benoemd. Bij een vereniging gebeurt de benoeming in de regel door de algemene ledenvergadering, bij een stichting mogelijk door het bestuur zelf, of door een raad van toezicht als die is ingesteld. Het is ook mogelijk dat een externe partij het recht heeft om een gedeelte van de bestuurders te benoemen.
Tenzij de statuten anders bepalen, blijft het onvoltallige bestuur bevoegd om alle bestuurstaken uit te voeren in de periode totdat alle vacatures zijn vervuld. Bepaalde besluiten waarvoor in de statuten uitdrukkelijk is voorgeschreven dat deze alleen genomen kunnen worden door een voltallig bestuur, kunnen dan niet genomen worden. Ook hiervoor kunnen de statuten voorzien in een regeling om deze situatie te ondervangen.
Soms gebeurt het dat er helemaal geen bestuurders meer in functie zijn, al dan niet door een samenloop van omstandigheden waarbij een herbenoemingstermijn is verstreken, een bestuurder is overleden en een andere heeft opgezegd. Er is dan geen bestuur meer dat het initiatief kan nemen om een vergadering bijeen te roepen waarvoor het onderwerp ‘Benoeming bestuurder’ kan worden geagendeerd. Als de statuten daarover (nog) niets bepalen, er geen raad van toezicht is ingesteld voor de stichting, en geen externe partij bevoegd is om een bestuurder te benoemen, moet gekeken worden naar andere mogelijkheden.
Als het om een vereniging gaat, kan een bepaald aantal leden zelf een ledenvergadering bijeenroepen om vervolgens te besluiten over de benoeming van een of meer nieuwe bestuurders.
Als het om een stichting gaat, is er (meestal) geen ander orgaan dat een bestuurder kan benoemen. In dat geval kan iedere belanghebbende de rechter vragen om iemand tot bestuurder te benoemen om daarmee in de vacature te voorzien. Ook het openbaar ministerie is hiertoe bevoegd. De rechter moet bij de benoeming zoveel mogelijk rekening houden met de statuten van de stichting. Het is goed dat deze mogelijkheid bestaat, maar het spreekt voor zich dat een gang naar de rechter liever voorkomen moet worden.
Sinds juli 2021 moeten stichtingen en verenigingen bij hun eerstvolgende statutenwijziging ervoor zorgen dat in de statuten in ieder geval een regeling is opgenomen voor de situatie dat er geen enkele bestuurder meer in functie is.
Een mogelijkheid daarbij is dat voor elke jaarvergadering als vast agendapunt wordt opgenomen dat voor die situatie een persoon wordt aangewezen die dan met het bestuur zal zijn belast. Het best kan dit worden aangevuld met een regeling voor de situatie dat ook deze persoon ook niet beschikbaar is om deze taken op zich te nemen.
Verder kunnen in de statuten regelingen opgenomen worden om bepaalde situaties te voorkomen, bijvoorbeeld dat bestuurders niet na een exact aantal jaren aftreden, maar bij de eerstvolgende vergadering gehouden in het jaar dat de termijn afloopt. Ook kan worden opgenomen dat de laatst zittende bestuurder niet door enkel tijdsverloop kan defungeren zolang geen nieuwe bestuurder is benoemd.
Het is goed om de statuten van uw vereniging of stichting te bekijken om te zien of een van de situaties zoals hiervoor beschreven zich voordoet of kan voordoen, en daar ruim op tijd actie op te nemen.
Wij adviseren u graag over de inrichting van de statuten, of wanneer een van de hierboven beschreven situaties al op uw stichting of vereniging van toepassing is. Ook wanneer er geen andere mogelijkheid is dan de rechter te verzoeken een bestuurder voor een stichting te benoemen, zullen we u graag van dienst zijn.