logo

Privacy Statement

| publicatiedatum: 09-11-2018

TeekensKarstens advocaten notarissen (TK) respecteert uw privacy en gaat zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens TK verwerkt en met welk doel. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

Algemeen
TeekensKarstens advocaten notarissen (TK) bestaat uit TeekensKarstens Advocaten B.V. (KvK 27356963) en TeekensKarstens Notarissen B.V. (KvK 27316711) en is gevestigd aan de Vondellaan 51 te (2332 AA) Leiden.

TK verwerkt in beginsel alleen persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten, om te voldoen aan wettelijke taken of verplichtingen en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Om gebruik te maken van onze diensten kan het zijn dat TK uw persoonsgegevens van een andere partij ontvangt (zoals uit openbare registers, de Basisregistratie Personen, van een makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent, accountant of andere adviseur, schenker, wederpartij of derden die het in het kader van haar dienstverlening actief aan ons bekendmaken). Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt TK zich aan de eisen uit de privacywetgeving.

Persoonsgegevens
Afhankelijk van de diensten die u gebruikt zijn de persoonsgegevens die TK verwerkt uw NAW-gegevens, uw geslacht, uw geboortedatum en geboorteplaats, uw burgerlijke staat, uw emailadres, uw telefoonnummer, uw functietitel, uw bankrekeningnummer, de persoonsgegevens van uw gezins- of familieleden. Indien noodzakelijk verwerkt TK ook gevoelige en bijzondere persoonsgegevens zoals uw burgerservicenummer (BSN), uw identiteitsbewijs, gezondheidsgegevens, levensbeschouwelijke gegevens en gegevens betreffende lidmaatschap van een vakbond. Eventueel verwerkt TK ook andere gegevens wanneer dit noodzakelijk is in het kader van onze dienstverlening of andere genoemde verwerkingsdoeleinden. De advocatuur en het notariaat kent daarnaast de wettelijke verplichting om uw gegevens te controleren zoals bij de Wwft-check of het legaliseren van uw handtekening.

Rechtsgrond
Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van de onderstaande grondslagen:

  • noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst;
    Indien u niet de gevraagde persoonsgegevens verstrekt is het mogelijk dat TK haar dienstverlening niet kan uitvoeren.
  • het behartigen van een gerechtvaardigd belang van TK of een derde;
  • noodzaak van TK om een wettelijke verplichting na te komen;
  • uw toestemming.
    Wanneer u toestemming hebt gegeven voor de verwerking van (bepaalde) persoonsgegevens en u wilt uw toestemming intrekken, kunt u dit doen door contact op te nemen met Ewout Jansen via 071-535 80 00 of via jansen@tk.nl (notariaat) of Henny Ören-Krassenburg via 071-535 80 00 of via privacy@tk.nl (advocatuur).

Doeleinden
TK verwerkt persoonsgegevens primair in het kader van haar advocatuurlijke en notariële dienstverlening. Ook verwerkt TK uw persoonsgegevens in het kader van marketing- en communicatiedoeleinden, om u te informeren over relevante producten en diensten via de website en online mailingen. Ook kunnen uw persoonsgegevens gebruikt worden om u te informeren over interessante (juridische) actualiteiten en events.

Aanvullend verwerkt TK persoonsgegevens in het kader van haar bedrijfsvoering, waaronder voor het:

  • werven en selecteren van personeel;
  • voeren van administratie;
  • beveiligen TK;
  • beheer van ICT-systemen;
  • archiveren en het behandelen van verzoeken, klachten en geschillen.

Uw persoonsgegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt dan de doeleinden waarvoor u de gegevens aan ons heeft verstrekt, tenzij u TK hiervoor uw toestemming heeft gegeven of TK dit anderszins ingevolge wettelijke bepalingen en/of kwaliteitsregels verplicht of toegestaan is.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

  • De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
  • De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
  • Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
  • De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistratie Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
  • De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopieën met alle gegevens die er op staan.
  • Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Verstrekking aan derden
TK geeft de door haar verkregen gegevens uitsluitend door aan derde partijen, als dat noodzakelijk is voor de aangevraagde diensten of als dat wettelijk verplicht is. Afhankelijk van de geleverde dienst verstrekt TK gegevens aan o.a. het Kadaster, het Centraal Testamenten Register, het Centraal Levenstestamentenregister, de Belastingdienst en de Kamer van Koophandel.

Gegevens kunnen ook gedeeld worden met door TK ingeschakelde opdrachtnemers zoals deurwaarders of externe deskundigen. Indien dergelijke opdrachtnemer een verwerker is in de zin van artikel 4, sub 8 AVG sluit TK een schriftelijke verwerkersovereenkomst met de verwerker. Tenslotte kunnen uw gegevens worden verstrekt aan derden (uw makelaar, financieel adviseur, accountant etc.) wanneer u TK daar toestemming voor geeft.

TK verstrekt geen persoonsgegevens aan landen buiten de EER, tenzij dit in het kader van internationale procedures noodzakelijk is. U wordt hiervan op de hoogte gesteld.

Beveiligen en bewaren
TK neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Ondanks de vergaande inspanningen van TK kan geen absolute garantie worden gegeven voor de bescherming tegen alle bedreigingen. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met Ewout Jansen via 071-5358000 of via jansen@tk.nl (notariaat) of met Henny Ören-Krassenburg via 071-5358000 of via privacy@tk.nl (advocatuur).

TK bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Dat wil zeggen dat TK de gegevens bewaart zolang dat nodig is om de gevraagde dienst te leveren en de bewaarplicht zoals deze opgelegd wordt vanuit de Nederlandse Orde van Advocaten. Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die TK langer moeten bewaren omdat de wet TK dit verplicht, zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet. Daarnaast kan er een gerechtvaardigd belang zijn waarom uw gegevens langer worden bewaard. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Websites van derden
Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Voor deze websites verwijzen wij u naar de privacystatements van Twitter, LinkedIn en Facebook.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
TK kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op de website worden gepubliceerd. Wij raden u aan deze privacyverklaring regelmatig opnieuw door te nemen om op de hoogte te blijven van de manier waarop TK uw persoonsgegevens verwerkt en beschermt.

Inzage, wijzigen, wissing van gegevens of beperking van de verwerking
Voor een verzoek tot inzage, wijziging of wissing van de gegevens, om bezwaar te maken tegen (verdere) verwerking, voor het intrekken van toestemming of voor een verzoek inzake gegevensoverdraagbaarheid kunt u contact opnemen met Ewout Jansen via 071-5358000 of via jansen@tk.nl (notariaat) of met Henny Ören-Krassenburg via 071-5358000 of via privacy@tk.nl (advocatuur).

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten strijdig zijn met andere wettelijke bepalingen, zoals de Wet op het notarisambt. Mocht om deze reden niet aan uw verzoek kunnen worden voldaan wordt u hier uiteraard van op de hoogte gesteld.

Vragen
Indien u vragen en/of opmerkingen heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door TK, kunt u contact opnemen met Ewout Jansen via 071-535 80 00 of via jansen@tk.nl (notariaat) of Henny Ören-Krassenburg via 071-535 80 00 of via privacy@tk.nl (advocatuur).

Autoriteit Persoonsgegevens
Natuurlijk helpt TK u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door TK. Mocht u er desondanks toch niet met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder gegevensbescherming de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.