De blinde vlek van compliance

Grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer begint zelden met één groot incident. Het start vaak klein: een 'onschuldige' opmerking, een bericht buiten werktijd of een grap die nét te persoonlijk wordt. Een enkele keer lijkt het onschuldig, maar door herhaling ontstaat een patroon. Precies hier zit de blinde vlek van veel organisaties.

Veel werkgevers hebben inmiddels beleid opgesteld, zoals gedragscodes of het aanstellen van vertrouwenspersonen. Dat is een belangrijke eerste stap, maar biedt op zichzelf onvoldoende bescherming. Gedrag dat (mentale) schade veroorzaakt, glipt in de praktijk vaak tussen de regels door. Regels zijn het begin, maar vormen geen bewijs dat het binnen de organisatie ook daadwerkelijk goed gaat.

Wat is compliance?

'Compliance' komt van het Engelse to comply, wat 'naleven' betekent. Binnen organisaties verwijst het naar het geheel aan maatregelen dat moet borgen dat medewerkers zich houden aan wet- en regelgeving én interne richtlijnen. Denk aan gedragscodes, meldprocedures en interne onderzoeken.

In veel gevallen biedt compliance duidelijke handvatten voor wat wel en niet is toegestaan. Bij fraude of diefstal is de grens vaak helder: toegestaan of niet. Bij grensoverschrijdend gedrag ligt dat anders. Hier is zelden sprake van een zwart-wit toets. Dit wordt ook wel de grijze zone genoemd.

De grijze zone

Gedragscodes werken vaak met algemene begrippen als 'ongewenst gedrag' of 'een veilige werksfeer'. Dat is begrijpelijk, omdat het onmogelijk is om alle denkbare situaties vast te leggen. Tegelijkertijd zorgt deze abstractie ervoor dat grenzen moeilijk herkenbaar zijn.

Waar ligt bijvoorbeeld de grens tussen humor en pesten? Vaak wordt gezegd dat dit afhangt van de context: is het een eenmalige grap of een terugkerend patroon? Voor werkgevers is het essentieel om juist dit soort gedrag vroegtijdig te signaleren en bespreekbaar te maken. Het creëren en behouden van een veilige werkomgeving vraagt om meer dan alleen geschreven regels.

Manieren om de grijze zone te verkleinen

Een veilige werkvloer ontstaat niet door het toevoegen van nog een document. Het vraagt om voortdurende aandacht, duidelijke communicatie en actief handelen binnen de organisatie.

Allereerst is het belangrijk dat de drempel om een melding te doen zo laag mogelijk is. Werknemers twijfelen vaak of hun ervaring 'erg genoeg' is voor een officiële procedure. Door meerdere meldmogelijkheden te bieden -- bijvoorbeeld via een vertrouwenspersoon en via leidinggevenden -- wordt deze drempel verlaagd. Een melding hoeft niet direct te leiden tot een formeel onderzoek; erkenning alleen kan al veel betekenen en stelt de werkgever in staat om tijdig in te grijpen.

Daarnaast is het cruciaal dat beleid en gedragsregels niet alleen bestaan, maar ook actief worden uitgedragen. Werkgevers hebben de verantwoordelijkheid om duidelijk te maken wat de regels in de praktijk betekenen. Dit kan door middel van workshops, trainingen, teamoverleggen en periodieke voorlichting. Door concrete praktijkvoorbeelden te bespreken, eventueel gebaseerd op situaties uit de eigen organisatie, wordt inzichtelijk wat wel en niet acceptabel is. Dit helpt werknemers om grenzen beter te herkennen en elkaar hierop aan te spreken.

Ook leidinggevenden verdienen hierbij extra aandacht. Zij hebben een voorbeeldfunctie en bevinden zich vaak in een machtspositie. Juist daarom is het belangrijk om hen te trainen in het herkennen van signalen, het voeren van lastige gesprekken en het voorkomen van (de schijn van) machtsmisbruik. Regelmatige training en herhaling zorgen ervoor dat dit onderwerp blijvend op de agenda staat.

Conclusie

Compliance in de vorm van gedragscodes en meldprocedures is onmisbaar binnen een organisatie. Maar daarmee is het werk niet af. Grensoverschrijdend gedrag ontstaat vaak subtiel en ontwikkelt zich geleidelijk, juist in de ruimte tussen de regels. Door beleid actief over te brengen, regelmatig te bespreken en medewerkers en leidinggevenden te trainen, wordt de grijze zone kleiner en de werkvloer veiliger.

Meer informatie

Wil je weten hoe je grensoverschrijdend gedrag binnen jouw organisatie beter kunt voorkomen en aanpakken? Of heb je vragen over compliance, interne meldprocedures, onderzoek of de rol van leidinggevenden en vertrouwenspersonen?

Neem gerust contact op met Carina de Bruin voor een verkennend gesprek of advies dat past bij jouw organisatie.