Wat doe je als een medewerker disfunctioneert?

Als kantoor worden we vaak benaderd door werkgevers die vinden dat één van hun medewerkers niet goed functioneert. Meestal horen we dan dat het "al heel lang" aan de hand is en dat de werkgever er "nu helemaal klaar mee is". Als we dan vragen naar het dossier, blijkt vaak dat er nauwelijks iets vastligt. Dat is jammer, omdat de werkgever dan feitelijk pas aan het begin staat van een traject, dat best nog een tijdje kan duren.

In een poging een einde te maken aan die frustratie, gaat Robert Jan in dit artikel op een rijtje zetten wat je als werkgever moet doen, als je vindt dat een medewerker niet voldoet aan de functie eisen die je stelt aan zijn of haar functioneren.

Begin met in kaart brengen van wat je van de medewerker verwacht. Is er een functie beschrijving? Wat zijn de taken en verantwoordelijkheden? Welke vaardigheden en kennis zijn er nodig om de functie goed uit te voeren? Controleer ook of de medewerker beschikt over de juiste middelen en werkomstandigheden om zijn werk goed te kunnen doen. De werkgever is verplicht om de arbeidsomstandigheden te scheppen, waarin een medewerker succesvol kan zijn.

Als je constateert dat de juiste voorwaarden er zijn, maar de prestaties blijven toch achter, is sprake van disfunctioneren. Bespreek dat met de medewerker. Geef zo uitgebreid mogelijk aan welke punten verbeterd moeten worden en onderbouw dit met voorbeelden. Stel concrete doelen en zorg dat de medewerker begrijpt wat er van hem of haar wordt verwacht. Leg de afspraken meteen na het gesprek schriftelijk vast. Dat mag gewoon per mail en vraag de medewerker om te reageren, als er iets niet klopt. Dit voorkomt misverstanden en vormt een belangrijke start van je dossier.

Ga na een tijdje weer het gesprek aan en leg opnieuw vast hoe het gaat. Als er na een aantal gesprekken geen verbetering optreedt, is het tijd om een formeel verbetertraject te starten. Dit traject moet duidelijk en gestructureerd zijn en – minimaal - de volgende onderdelen bevatten:

• de specifieke verbeterpunten die de medewerker moet behalen;
  
• een redelijke periode waarin de medewerker de kans krijgt om zich te verbeteren, wat redelijk is, hangt af van de aard van de verbeterpunten en de lengte van het dienstverband, maar ga uit van een periode tussen de drie en de zes maanden;
  
• bespreek of er opleidingen, coaching of hulpmiddelen nodig zijn om de gestelde doelen te bereiken;
  
• wat gebeurt als de doelen niet worden gehaald?

Vooral dat laatste wordt nog al eens vergeten, maar is erg belangrijk voor je dossier. Wordt het herplaasting, demotie of ontslag?

Voor zover je na het traject wil overgaan tot ontslag, ben je wettelijk verplicht om te onderzoeken of de medewerker kan worden herplaatst in een andere functie binnen de organisatie. Dit geldt ook voor functies op andere locaties of binnen een concern. Ook als de medewerker met aanvullende scholing geschikt kan worden gemaakt voor een andere functie, moet je deze mogelijkheid serieus overwegen. Ga dit bij voorkeur na, vóórdat je met het traject start en leg dat ook vast. Documenteer je inspanningen, zodat je kan laten zien dat je er alles aan hebt gedaan.

Voer tijdens het verbetertraject regelmatig voortgangsgesprekken met de medewerker. Leg deze gesprekken ook vast. Hiermee kan je laten zien dat je de medewerker een eerlijke kans hebt gegeven om zich te verbeteren. En, niet onbelangrijk, vaak slaagt een verbetertraject en zijn beide partijen in deze krappe arbeidsmarkt beter af dan met een exit.

Aan het einde van het verbetertraject bespreek je de resultaten met de medewerker. Zijn de doelen behaald? Dan kan het traject positief worden afgesloten en ga je met elkaar verder. Bevestig dit schriftelijk en leg eventueel ook vast wat er gebeurt als de medewerker weer terugvalt. Als de prestaties niet of onvoldoende zijn verbeterd, geef daar dan het vervolg aan, dat je eerder hebt vastgelegd. Mocht dat een exit zijn, dan heb je feitelijk twee mogelijkheden. De prettigste optie is dat je er met de medewerker uitkomt en dat je – al dan niet met hulp van een advocaat - een vaststellingsovereenkomst sluit. Hierin leg je de afspraken rond het ontslag vast. Zorg ervoor dat de overeenkomst vermeldt dat het ontslag op initiatief van de werkgever plaatsvindt en dat er geen sprake is van een dringende reden. Op deze manier heeft de medewerker na beëindiging van het dienstverband recht op een WW-uitkering. Let op, een beëindiging wegens disfunctioneren is niet verwijtbaar, wat wil zeggen dat de medewerker doorgaans aanspraak zal maken op betaling van de transitievergoeding.

Mocht je er niet uitkomen met de medewerker, dan kan je een verzoek indienen bij de kantonrechter om de arbeidsovereenkomst te ontbinden. De rechter zal beoordelen of het proces zorgvuldig is doorlopen en of ontslag gerechtvaardigd is. Een dergelijk traject duurt doorgaans minimaal zes weken. De kantontrechter zal, als je alle stappen zorgvuldig hebt doorlopen, de arbeidsovereenkomst doorgaans ontbinden, ook weer met toekenning van de transitievergoeding.

Meer informatie?

Mocht je vragen hebben, neem vrijblijvend contact op met Robert Jan Stoop, advocaat, partner arbeidsrecht.