Interne gedragscode: essentieel instrument tegen grensoverschrijdend gedrag

Het voorkomen van (seksuele) intimidatie, pesten en discriminatie op de werkvloer is essentieel. Dergelijk grensoverschrijdend gedrag veroorzaakt niet alleen persoonlijk leed, maar leidt ook tot verzuim, imagoschade en hoge kosten voor werkgevers. De jaarlijkse maatschappelijke schade van werkgerelateerde psychosociale arbeidsbelasting (waaronder grensoverschrijdend gedrag valt) wordt geschat op circa € 1,7 miljard. Werkgevers kunnen deze risico's en kosten beperken door actief beleid te voeren ter voorkoming van psychosociale arbeidsbelasting. Een belangrijk instrument daarbij is het invoeren van een duidelijke gedragscode. Hoewel de Arbowet werkgevers nu al verplicht een veilige werkomgeving te bieden, blijkt in de praktijk dat dergelijk beleid vaak ontbreekt.

Om dit te verbeteren is het Wetsvoorstel gedragscode tegen ongewenst gedrag opgesteld, dat per 17 februari 2025 ter internetconsultatie voorligt (consultatie is inmiddels gesloten). Dit voorstel verplicht organisaties met tien of meer werknemers een gedragscode vast te stellen tegen ongewenst gedrag.

In dit artikel wordt nader ingegaan op de achtergronden van het wetsvoorstel, de verplichtingen voor werkgevers en de praktische gevolgen voor organisaties.

Preventie en effect

Een gedragscode geeft concreet aan welk gedrag gewenst is en wat grensoverschrijdend is. Zo'n document omschrijft duidelijk voorbeelden van ongewenste omgangsvormen (denk aan seksuele intimidatie, pesten, machtsmisbruik, racisme etc.) en maakt zichtbaar welke normen in de organisatie gelden. Dit biedt houvast: medewerkers weten waar de grenzen liggen en werkgevers laten zien dat zij signalen serieus nemen. Het opstellen van een gedragscode is een effectieve en laagdrempelige manier om te werken aan een sociale veilige werkomgeving, waarbij werknemers en werkgevers duidelijkheid krijgen en het gesprek op de werkvloer op gang komt. Dergelijke heldere afspraken helpen voorkomen dat ongewenst gedrag 'genormaliseerd' raakt en geven aanleiding om elkaar gezamenlijk aan te spreken als iemand de regels overtreedt. Ook wijst onderzoek uit dat codes vooral effect hebben wanneer ze breed gedragen en actief uitgedragen worden.

Reageren op klachten en meldingen

Een goede gedragscode regelt ook hoe incidenten worden gemeld en opgevolgd. Naast normen bevat de code idealiter een meldprocedure en een stappenplan: wie kunnen slachtoffers aanspreken (bijvoorbeeld een leidinggevende of vertrouwenspersoon) en welke (hulp)maatregelen volgen er bij een melding. Arbodeskundigen adviseren bedrijven een interne of externe vertrouwenspersoon aan te wijzen en een klachtenregeling op te nemen. Hiermee is verzekerd dat signalen niet onopgemerkt blijven en slachtoffers weten waar zij terechtkunnen.

Door een code is voor iedereen helder wat er gebeurt na een melding. De code schetst kaders voor onderzoek en sancties. Zo weten leidinggevenden welke procedures moeten worden gevolgd en welke veiligheidsmaatregelen nodig zijn. In de praktijk is het belangrijk dat er snel en zorgvuldig wordt ingegrepen bij een melding.

Wetsvoorstel

Vooralsnog is het hebben van een code op zichzelf niet wettelijk verplicht, maar de praktijk valt onder de al bestaande Arboregels. Artikel 3 van de Arbowet verplicht werkgevers beleid te voeren om psychosociale arbeidsbelasting (PSA) tegen te gaan. Hierin vallen onder meer intimidatie, pesten en discriminatie. Werkgevers mogen tot nu toe zelf bepalen welke maatregelen zij nemen, maar het wetsvoorstel maakt het instellen van een gedragscode expliciet als maatregel verplicht voor bedrijven met 10 of meer medewerkers. In het wetsvoorstel worden ook eisen aan een gedragscode gesteld, zoals de verplichting voor werkgevers om werknemers voorlichting op dit gebied te geven. Kleine werkgevers blijven (voorlopig) vrijgesteld, maar ook zij wordt aangeraden zelf regels vast te leggen en werknemers bewust te maken van elkaars grenzen. Met de beoogde wijziging van de Arbowet (nieuw artikel 5a) neemt de inspectie SZW handhavend toezicht: het ontbreken van (naar verwachting) vanaf 1 juli 2026 verplichte beleid kan leiden tot waarschuwingen of boetes.

Bovendien spelen medezeggenschapsrechten een rol. Ondernemingsraden (of personeelsvertegenwoordigingen) krijgen instemmingsrecht over nieuw arbobeleid. Hoewel de wet nog niet dwingend voorschrijft hoe betrokkenheid eruitziet, adviseert de regeringscommissaris om medewerkers wél te betrekken bij het opstellen en bijstellen van de code. Dat kan op verschillende laagdrempelige manieren, zoals reguliere werkoverleggen, korte enquêtes of laagdrempelige dialoogsessies. Het betrekken van werknemers verhoogt de legitimiteit en effectiviteit van de code aanzienlijk.

Cultuurverandering

Het opstellen van een code kan al leiden tot een cultuurverandering. De ervaring leert dat veel organisaties juist het gesprek over omgangsvormen aangaan tijdens het opstellen van de code. Als teams samen bespreken wat belangrijk is in de omgang, is dat vaak de eerste stap naar een meer bewust en respectvol werkklimaat. In de woorden van de regeringscommissaris: 'dit gezamenlijke proces 's vaak al een eerste stap richting cultuurverandering, omdat zij mensen betrekt en uitnodigt tot reflectie'. Een breed gedragen gedragscode stimuleert tenslotte een sfeer van gezamenlijke verantwoordelijkheid. Medewerkers weten waar zij staan en durven elkaar gemakkelijker aan te spreken, waardoor signalen eerder boven water komen en onveilige situaties sneller worden gecorrigeerd.

Kortom, een goede gedragscode is méér dan een document met regels. Het bevordert open dialoog en maakt draagvlak voor sociale veiligheid zichtbaar.

Praktische aandachtspunten

Om het gewenste effect te bereiken, zijn enkele aandachtspunten belangrijk bij het opstellen of actualiseren van de code:

• Betrek medewerkers en OR/PVT: zorg dat werknemers (en medezeggenschapsorganen) kunnen meedenken over de normen en werkwijze. Dit verhoogt draagvlak en naleving.
  
• Duidelijke definities: beschrijf concreet welke vormen van gedrag onaanvaardbaar zijn (bijv. seksuele intimidatie, agressief of discriminerend gedrag). Geef voorbeelden zodat misverstanden worden voorkomen en bespreek ook wat werknemers van bepaalde gedragingen vinden.
  
• Klacht- en meldprocedure: leg vast hoe klachten gemeld kunnen worden, bijvoorbeeld via een interne of externe vertrouwenspersoon. Neem een stappenplan op met (mogelijke) onderzoeks- en sanctiestappen.
  
• Maatregelen en sancties: maak helder welke ondersteuningsmogelijkheden (bijvoorbeeld vertrouwenspersoon/externe coaching) bestaan en welke disciplinaire stappen bij overtreding volgen (van waarschuwing tot ontslag).
  
• Heldere communicatie: breng de code actief onder de aandacht. Het volstaat niet om het document op intranet te zetten; organiseer voorlichting, workshops en of trainingen. Zo weten alle medewerkers waar ze de code kunnen vinden en hoe ermee om te gaan.
  
• Regelmatige evaluatie: actualiseer de code periodiek. Evalueer of de inhoud nog past bij de organisatiecultuur en verwerk nieuwe inzichten. Laat betrokkenen feedback geven en blijf de regels bespreken in teamoverleg.

Met deze stappen draagt een gedegen gedragscode concreet bij aan het voorkomen en signaleren van grensoverschrijdend gedrag. Hiermee kan vroegtijdig worden ingegrepen om onder meer verzuim te voorkomen Een helder, goed gedragen document biedt zowel werkgevers als werknemers houvast en vormt een fundament voor een veilige, respectvolle werkomgeving, iets waar de Nederlandse arbeidswetgeving steeds nadrukkelijker om vraagt.

Meer informatie?

Uiteraard houden wij de ontwikkelingen met betrekking tot het wetsvoorstel nauwlettend voor u in de gaten. Vragen over grensoverschrijdend gedrag ? Neem gerust contact op met René Nieuwmans of Carina de Bruin.