Loonregres voor werkgevers: voorkom deze 5 veelgemaakte fouten

Ofwel een HR checklist loonregres met praktische stappen bij letselschade

Een werknemer raakt arbeidsongeschikt door een ongeval en jouw organisatie betaalt loon door. Dat is al ingrijpend voor de planning en de werkdruk, maar het raakt ook direct je kosten. In veel dossiers kun je een belangrijk deel van die loondoorbetaling en aanverwante kosten verhalen op de aansprakelijke partij of diens verzekeraar. Dat heet loonregres. In de praktijk gaat het daar regelmatig mis, niet omdat verhaal onmogelijk is, maar omdat het dossier net niet strak genoeg wordt ingericht in de eerste fase.

Loonregres is het verhalen van doorbetaald loon en bepaalde aanverwante kosten op een aansprakelijke derde of diens verzekeraar, wanneer jouw werknemer door toedoen van die derde arbeidsongeschikt raakt. Het gaat in elk geval om loondoorbetaling tijdens ziekte, vaak tot 104 weken. Daarnaast kunnen ook werkgeverslasten en re integratiekosten in beeld komen voor zover die verhaalbaar zijn. In sommige situaties spelen ook vervangingskosten of interne kosten, maar dan moet je de noodzaak en hoogte goed kunnen onderbouwen.

In dezelfde periode kan jouw werknemer een eigen letselschadeclaim hebben. Dat traject gaat over persoonlijke schade, zoals smartengeld en verlies van verdienvermogen. Voor jou als werkgever is het belangrijk om te beseffen dat deze trajecten vaak parallel lopen en dat ze elkaar kunnen beïnvloeden. Als de feiten over toedracht, klachten en verzuim niet aansluiten, kan dat leiden tot discussie met de verzekeraar en tot vertraging die je juist wilt voorkomen.

Waarom loonregres vaak vastloopt

Loonregres raakt meerdere disciplines tegelijk. HR beheert het verzuimproces, finance ziet de loonkosten oplopen en juridisch draait het om aansprakelijkheid, causaliteit en bewijs. Als één schakel ontbreekt, zie je in de praktijk drie terugkerende reacties van verzekeraars. Zij betwisten het verband tussen ongeval en verzuim, zij wijzen kostenposten af omdat die niet gespecificeerd of niet verhaalbaar zouden zijn, of zij zetten het dossier stil met verzoeken om aanvullende stukken. Het gevolg is tijdverlies en vaak een lagere regeling.

Vijf fouten die je eenvoudig kunt voorkomen

1. De eerste fout is te laat starten met bewijs en dossieropbouw. Veel werkgevers wachten totdat aansprakelijkheid vaststaat of totdat de werknemer zelf een letselschadetraject begint. In de tussentijd raken stukken verspreid over leidinggevende, HR en arbodienst. Daarna moet je onder tijdsdruk reconstrueren wat er is gebeurd en hoe het verzuim zich heeft ontwikkeld. Dat maakt het makkelijker voor een verzekeraar om het causaal verband ter discussie te stellen.
   
2. De tweede fout is onvoldoende scherp hebben wie aansprakelijk is en welke verzekeraar je moet aanspreken. In sommige dossiers wordt aangeschreven op basis van aannames of bij de verkeerde partij. Denk aan verkeersschade, waar je vaak bij de WAM verzekeraar uitkomt, of aan schade door een derde waarbij juist een particuliere of zakelijke aansprakelijkheidsverzekering relevant kan zijn. Ook komt het voor dat er meerdere betrokken partijen zijn, bijvoorbeeld in een keten met onderaannemers. Als je dit niet vroeg uitzoekt, ontstaat extra correspondentie en verlies je tempo. In het slechtste geval ontstaat termijndruk.
   
3. De derde fout is een verkeerde of onvolledige berekening van de loonschade. Een globale claim, bijvoorbeeld loon over een periode zonder specificatie, is in de praktijk een uitnodiging aan de verzekeraar om om aanvullingen te vragen. Als posten niet duidelijk verhaalbaar zijn of als bronstukken ontbreken, kan een deel worden afgewezen. Een controleerbare berekening is daarom geen sluitstuk, maar een onderdeel van je onderhandelingspositie.
   
4. De vierde fout is gebrekkige afstemming met de werknemer en eventueel diens belangenbehartiger. Werkgever en werknemer hoeven niet hetzelfde belang te hebben, maar het feitenbeeld moet wel consistent blijven. Als er twee trajecten naast elkaar lopen met verschillende uitgangspunten of verschillende beschrijvingen van de toedracht, gaat de verzekeraar daar vrijwel altijd op zitten. Daarbij speelt ook de privacy. Je kunt niet zomaar informatie delen en medische gegevens horen niet thuis in het HR dossier. Medische informatie loopt via de bedrijfsarts of een medisch adviseur.
   
5. De vijfde fout is onderschatting van verjaring en termijnen. Sommige werkgevers gaan ervan uit dat termijnen pas gaan lopen nadat aansprakelijkheid is erkend. Dat is risicovol. Termijnbewaking hoort daarom vanaf dag één bij het dossier, inclusief het tijdig versturen van een aansprakelijkstelling en, als dat nodig is, een stuitingsbrief.

Zo richt je het dossier praktisch en werkbaar in

Je voorkomt veel discussie door direct na het incident een regresdossier te openen met één interne eigenaar. Leg de basis vast, zoals datum, tijd en locatie, de toedracht, betrokkenen, beschikbare foto's en rapportages, en de namen van eventuele getuigen. Maak vervolgens een tijdlijn die aansluit op je verzuimadministratie, zodat de ontwikkeling van klachten, ziekmelding en re integratie stappen goed te volgen is.

Werk daarnaast toe naar een berekening per maand of per vier weken met onderliggende stukken. Zorg dat loondoorbetaling en werkgeverslasten herleidbaar zijn naar loonstroken of een jaaropgave. Leg per periode het ziektepercentage of urenverlies vast. Neem re integratiekosten op met facturen en een korte toelichting op de noodzaak. Daarmee maak je jouw claim controleerbaar, wat de kans op inhoudelijke behandeling en een sneller traject vergroot.

Tot slot is het verstandig om met de werknemer duidelijke afspraken te maken over afstemming en gegevensuitwisseling. Leg uit welke informatie je nodig hebt voor loonregres en hoe je dat zorgvuldig en AVG proof organiseert. Als de werknemer een belangenbehartiger heeft, stem dan met toestemming af zodat de communicatie richting verzekeraar consistent blijft.

Hoe zorgt TK ervoor dat je verder kunt?

TK ondersteunt werkgevers bij het hele loonregres traject. We helpen je om snel de juiste partij en verzekeraar in beeld te krijgen, het dossier juridisch en praktisch strak op te bouwen en een onderbouwde loonregresberekening te maken. Ook verzorgen we aansprakelijkstelling, correspondentie en onderhandelingen met verzekeraars. Daarnaast ondersteunen we bij de afstemming met de werknemer of diens belangenbehartiger, met aandacht voor privacy, rolverdeling en werkbaarheid in het re integratieproces.

Meer informatie?

Wil je weten of jouw loonregresclaim kansrijk en volledig is en welke stukken je nu al moet veiligstellen. Neem contact op met één van onze professionals uit het loon- en letselschadeteam. We plannen graag een vrijblijvende telefonische intake om de toedracht en aansprakelijkheid te bespreken, te kijken welke posten waarschijnlijk verhaalbaar zijn, welke stukken nog ontbreken en welke vervolgstappen jouw organisatie het snelst vooruit helpen.