Ziek tijdens de vakantie: wat zijn de regels en hoe ga je ermee om als werkgever?

De zomervakantie is voor veel werknemers het moment om even los te komen van werk. Maar wat als een werknemer zich ziek meldt tijdens zijn vakantie? Is dat toegestaan? Worden de vakantiedagen dan alsnog afgeschreven? En welke verantwoordelijkheden heb je als werkgever? In dit artikel zetten we de juridische kaders op een rij.

Hoe zit dat juridisch?

Volgens artikel 7:638 lid 8 van het Burgerlijk Wetboek geldt dat ziektedagen tijdens een vastgestelde vakantie in principe niet als vakantiedagen mogen worden aangemerkt. De reden is duidelijk: vakantie is bedoeld voor rust en herstel, de zogenaamde recuperatiefunctie. Een werknemer die ziek op bed ligt, heeft daar logischerwijs geen baat bij.

Ziektedagen worden dus niet afgeschreven van de vakantiedagen, tenzij de werknemer uitdrukkelijk en vrijwillig instemt met het gebruik van zijn vakantiedagen tijdens ziekte. Als werkgever mag je hier dus niet zomaar van uitgaan.

Let op: Zorg dat instemming aantoonbaar is (bijvoorbeeld schriftelijk).

Voor de bovenwettelijke vakantiedagen kunnen afwijkende afspraken gelden. Zo kan in de arbeidsovereenkomst of cao zijn bepaald dat deze dagen wel in mindering worden gebracht bij ziekte tijdens de vakantie.

De rechter toetst hier streng op. Voorwaarden moeten:

Transparant zijn geformuleerd;
Niet verstopt zijn in reglementen die eenzijdig gewijzigd kunnen worden;
Uitdrukkelijk overeengekomen zijn, bij voorkeur in de individuele arbeidsovereenkomst.

Wat mag u als werkgever vragen of doen?

Zodra een werknemer zich ziek meldt tijdens vakantie, gelden ook in het buitenland de normale verplichtingen rondom ziekteverzuim. De werkgever is gebonden aan de privacyregels van de AVG, waardoor slechts beperkte informatie bij de werknemer mag worden opgevraagd. Wel mag de werkgever de volgende vragen stellen:

Waar verblijft de werknemer tijdens zijn vakantie (adres)?
Op welk telefoonnummer is de werknemer bereikbaar?
Hoe lang verwacht de werknemer ziek te zijn?
Is de werknemer in staat om terug te reizen naar Nederland?

De werkgever mag dus niet vragen naar een diagnose of specifieke details over de aard van de ziekte. Dergelijke informatie valt onder de medische privacy en is uitsluitend bestemd voor de bedrijfsarts.

Verzuimprotocol

Om misverstanden te voorkomen, is het verstandig dat de werkgever in het verzuimprotocol duidelijke richtlijnen opneemt over ziekte tijdens vakantie. Wanneer een werknemer tijdens zijn vakantie ziek wordt, dient hij dit uiterlijk binnen 24 uur te melden bij de werkgever. Daarnaast moet de werknemer in het buitenland een arts raadplegen en het bewijs van dit doktersbezoek bewaren.

Indien de werknemer na afloop van de vakantieperiode om medische redenen niet naar huis kan terugkeren, moet hij aantonen dat reizen medisch onverantwoord is. Bij twijfel over de verklaring van de buitenlandse arts mag de werkgever eisen dat de werknemer een second opinion aanvraagt bij een arts in het vakantieland die door de werkgever is aangewezen. De werknemer is verplicht hieraan mee te werken.

Zodra de werknemer is teruggekeerd, dient hij zo spoedig mogelijk contact op te nemen met de werkgever, zodat hij kan worden opgeroepen voor het spreekuur van de bedrijfsarts.

Ziek in het buitenland

Een ziekmelding vanuit het buitenland kan vragen oproepen, zeker wanneer de ziekte niet direct zichtbaar of controleerbaar is. Toch heeft een werkgever ook in dit geval mogelijkheden om een melding te laten beoordelen. Een bedrijfsarts of arbodienst kan vaak op afstand, bijvoorbeeld via een videoconsult, een eerste inschatting maken van de situatie. Deze beoordeling is uitsluitend voorbehouden aan de bedrijfsarts. De werknemer is verplicht mee te werken aan de controle en moet in elk geval bereikbaar blijven. Doet hij dat niet, dan kan dit gevolgen hebben voor de loondoorbetaling.

Kortom, een ziekmelding tijdens de vakantie is voor niemand ideaal, niet voor de werknemer en ook niet voor jou als werkgever. Een goed afgestemd verzuimprotocol voorkomt veel onduidelijkheid. Heb je vragen over het opstellen of bijwerken van het verzuimbeleid? Of wil je zeker weten dat je juridisch correct handelt bij ziekte tijdens verlof? Neem dan contact op met een van onze arbeidsrechtadvocaten. Wij denken graag met je mee.