Een ongeval met een werknemer raakt jouw organisatie direct. Je krijgt te maken met loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie, terwijl het werk door moet. Tegelijk kan jouw werknemer een eigen letselschadeclaim hebben. In de praktijk lopen die trajecten al snel door elkaar, omdat ze steunen op dezelfde feiten en dezelfde aansprakelijke partij of verzekeraar. Dat is precies het moment waarop je als werkgever regie nodig hebt. Niet alleen om kosten te beheersen, maar ook om het proces voor alle betrokkenen werkbaar te houden.
Loonschade verhalen werkgever
Voor werkgevers draait het in deze fase vaak om één vraag: kun je de loonschade die je lijdt verhalen op de partij die aansprakelijk is voor het ongeval. Dat verhaal heet regres, ook wel loonschade verhalen. Het gaat om schade die ontstaat doordat jouw werknemer tijdelijk of gedeeltelijk niet kan werken. Afhankelijk van de situatie kan het onder meer gaan om:
- doorbetaald loon tijdens ziekte;
- verzuimkosten en re-integratiekosten;
- kosten voor vervanging zoals inhuur of overwerk; en
- waar passend organisatorische kosten door uitval.
Loonschade verhalen komt met name in beeld als er een aansprakelijke derde is, bijvoorbeeld bij een verkeersongeval tijdens werk of woon-werk, of bij een incident door een fout van een leverancier of opdrachtgever.
Het parallelle traject: de letselschade van de werknemer
Parallel daaraan speelt voor de werknemer een ander traject. Daar gaat het om persoonlijke schade, zoals inkomensschade nu en mogelijk later, medische kosten en andere onkosten, hulp in het huishouden of mantelzorg en smartengeld. Ook dit loopt doorgaans via dezelfde aansprakelijke partij of verzekeraar. Als werkgever heb je daar niet altijd invloed op, maar je hebt wél belang bij afstemming. Zonder afstemming ontstaan er dubbele vragen, verschillende versies van de toedracht en onnodige discussies. Dat kost tijd en vergroot het risico dat een verzekeraar vertraging gebruikt als onderhandelingsinstrument.
Eén dossier, twee trajecten
Daarom kiest TK in veel dossiers voor een geïntegreerde aanpak: één dossier met twee trajecten. De kern van zowel loonschade als letselschade is meestal dezelfde, namelijk toedracht, aansprakelijkheid en bewijs. Als die basis één keer goed wordt opgebouwd en bewaakt, ontstaat er rust in het dossier. Voor jou als werkgever betekent dat dat de correspondentie consistenter is, dat stukken niet dubbel hoeven te worden aangeleverd en dat de schadeposten beter op elkaar aansluiten. Dat laatste is belangrijk, omdat een verzekeraar scherp let op doublures of hiaten tussen werkgeversschade en werknemersschade. Met één dossier en heldere afbakening voorkom je dat er per ongeluk gaten vallen, of dat posten langs elkaar heen worden geclaimd.
Duidelijke afbakening en spelregels
Een geïntegreerde aanpak vraagt wel om duidelijke spelregels. TK start daarom met een korte inventarisatie: wat is er gebeurd, wie kan aansprakelijk zijn en welke verzekeringen spelen mee. Daarna worden de twee trajecten strak afgebakend. In het werkgeverstraject ligt de focus op onderbouwing van de loonschade, de claim en de onderhandelingen. In het werknemerstraject ligt de focus op de medische en arbeidskundige onderbouwing en de schadeberekening voor de persoonlijke schade. Zo blijft het voor alle partijen helder welk belang waar wordt behartigd, terwijl je toch profiteert van één feitenbasis en één proceslijn.
Privacy en belangen
Privacy en belangen zijn daarbij geen bijzaak. Je wilt als werkgever vlot kunnen schakelen, maar je mag niet méér informatie delen dan nodig is. Bovendien kan de werknemer met een eigen belangenbehartiger werken. TK werkt daarom met waarborgen. Vertrouwelijke informatie wordt alleen gedeeld met uitdrukkelijke toestemming. Dreigen belangen uiteen te lopen, dan wordt dat actief bewaakt en worden passende vervolgstappen gezet. Dit is niet alleen juridisch netjes, maar ook praktisch. Een werkgever die zorgvuldig omgaat met gegevens en rollen, houdt het re-integratietraject vaak beter op de rails.
De belangrijkste les: begin vroeg met loonschade verhalen
Wat kun je hier als bedrijf van leren. De belangrijkste les is dat loonschade verhalen geen losstaand project is dat je pas oppakt als het verzuim langer duurt. Juist vroeg in het proces maak je het verschil. Een strak dossier voorkomt discussie over toedracht en causaliteit, en maakt dat je snel kunt schakelen met de verzekeraar over aansprakelijkheid en voorschotten. Tegelijk helpt een geïntegreerde aanpak om ruis met het werknemersdossier te voorkomen. Dat is niet alleen efficiënt, het voorkomt ook dat jouw organisatie onbedoeld in een lastige positie komt tussen werknemer en verzekeraar.
In de praktijk helpt het om intern één aanspreekpunt aan te wijzen dat het werkgeversdeel van het dossier regisseert. Zorg dat je de toedracht direct vastlegt met wat er al beschikbaar is, zoals een korte rapportage, foto's en namen van getuigen. Meld het incident tijdig bij de betrokken partijen en verzekeraars. Verzamel ondertussen de financiële basis, zoals loonstroken, het verzuimoverzicht en facturen voor re-integratie. Hoe eerder je dit ordent, hoe makkelijker je later een sluitende berekening maakt.
Werkwijze: aansprakelijkheid, schadeposten en AVG-proof afstemming
Wil je het proces echt goed inrichten, dan werkt een vaste werkwijze het best. Begin met een eerste beoordeling van aansprakelijkheid en de juiste verzekeraar. Breng vervolgens de mogelijke schadeposten in kaart en maak afspraken over aanlevering van bewijs. Stem met de werknemer af welke informatie je nodig hebt en hoe jullie dat AVG-proof organiseren, met toestemming waar nodig. Als de werknemer ook letselschade wil laten behandelen, is het vaak verstandig om dat vanaf het begin in samenhang te organiseren, zodat het dossier in één hand blijft en de afstemming soepel loopt.
Hoe zorgt TK ervoor dat je verder kunt?
TK ondersteunt bedrijven en instellingen bij zowel loonschade verhalen als bij de afstemming met het parallelle werknemersdossier. Wil je weten of jouw loonschade verhaalbaar is en welke stukken je nu al moet veiligstellen, neem dan contact op met één van onze professionals uit het loon- en letselschadeteam. We kijken met je mee naar toedracht, aansprakelijkheid, de relevante verzekeringen en de praktische route naar een snelle en zorgvuldige afwikkeling.
.jpg?h=315&fit=crop-50-50)
