Loontransparantie in de praktijk: deze stappen moet je zetten

Loontransparantie komt snel dichterbij. Ook al schuift de beoogde Nederlandse inwerkingtreding waarschijnlijk door naar 1 januari 2027, de impact op jouw organisatie begint eerder. Transparantie over beloning wordt een vast onderdeel van HR en governance. Je moet kunnen uitleggen hoe salarissen tot stand komen, waarom functies gelijkwaardig zijn of juist niet, en hoe je beloningsverschillen objectief rechtvaardigt. Wie dat pas oppakt als de wet definitief is, loopt het risico op onrust, discussies en juridische kwetsbaarheid. Deze blog geeft een stappenplan richting compliance.

Breng functies in kaart

Transparantie over beloning begint met de vraag welke functies met elkaar vergeleken mogen worden. In veel organisaties is dat minder duidelijk dan het lijkt. Functietitels lopen uiteen, takenpakketten zijn in de loop der tijd verschoven en teams hebben hun eigen benamingen ontwikkeld. Als je niet eerst vastlegt wat "gelijk werk" of "werk van gelijke waarde" is binnen jouw organisatie, wordt elke vergelijking willekeurig. Dan gaat het gesprek al snel niet over beloning, maar over definities. Zet daarom als eerste stap de functies op papier in een functiehuis of functiematrix: welke rollen bestaan er, wat is de kern van het werk, en welke functies horen inhoudelijk en qua verantwoordelijkheidsniveau bij elkaar?

Functiewaardering

Koppel vervolgens een helder systeem voor functiewaardering en functie indeling aan die groepen. Het gaat om objectieve, genderneutrale criteria die je vooraf vastlegt en die je consequent toepast. Denk aan kennis en vaardigheden, verantwoordelijkheid, complexiteit, probleemoplossend vermogen en werkomstandigheden. Belangrijker nog dan het kiezen van criteria is de manier waarop je ze toepast. Inschaling is in veel organisaties deels beleid en deels gewoonte, met ruimte voor "inschatting" of onderhandeling. Dat is precies waar later kwetsbaarheid kan ontstaan: niet omdat er nooit ruimte mag zijn voor maatwerk, maar omdat maatwerk zonder vaste criteria en zonder dossier nauwelijks verdedigbaar is als een werknemer vraagt waarom een collega hoger zit.

Maak de beloningscriteria concreet

Daarna maak je de beloningscriteria concreet. Inschaling, doorgroei, toeslagen en variabele beloning moeten herleidbaar zijn tot vooraf bepaalde factoren zoals relevante ervaring, senioriteit, performance en schaarste. Het doel is niet dat iedereen hetzelfde verdient, maar dat verschillen uitlegbaar en verdedigbaar zijn binnen een consistent kader.

Loonverschillenanalyse

Daarna is het verstandig om een loonverschillenanalyse te laten uitvoeren. Daarmee breng je mogelijke gender pay gaps of andere onverklaarbare verschillen vroegtijdig aan het licht, zodat je gericht kunt bijsturen in plaats van reactief moet repareren.

Transparantie in werving en selectie

Neem ook je werving en selectie onder handen. Zorg dat vacatureteksten en interviewformats aansluiten bij de nieuwe transparantie-eisen, inclusief een salarisschaal of bandbreedte. Richt het proces zo in dat recruiters en hiring managers geen salarisgeschiedenis opvragen. Bespreek salarisverwachtingen binnen de bandbreedtes die je organisatie hanteert, zodat individuele onderhandelingen niet botsen met interne gelijkwaardigheid.

Informatieverzoeken

Tot slot moet je klaar zijn voor informatieverzoeken van werknemers. Bepaal wie het verzoek ontvangt, welke data je nodig hebt en hoe je consistent antwoord geeft. Denk ook aan privacy. Het aangepaste concept benadrukt dat persoonsgegevens alleen mogen worden gebruikt voor de toepassing van het beginsel van gelijke beloning. Dit vraagt om doelgericht gebruik, minimale gegevensverwerking en duidelijke interne autorisatie.

Hoe kan TK ondersteunen bij implementatie en communicatie?

TK kan jouw organisatie hierbij ondersteunen door het toetsen en herinrichten van loonbeleid, het reviewen van functiewaardering en salary bands, het uitvoeren van loonverschillenanalyses en het opstellen van juridische documentatie die klopt en werkbaar is. Ook adviseren wij over de rol van de ondernemingsraad bij wijzigingen in beloningssystemen en begeleiden wij bij communicatie richting medewerkers, zodat transparantie niet leidt tot onnodige escalatie. Als er toch een geschil ontstaat, staan wij je bij in onderhandelingen en procedures.

Meer informatie?

Wil je weten wat de Wet loontransparantie concreet betekent voor jouw organisatie en waar de grootste risico's of quick wins zitten? Neem dan contact op met ons arbeidsrechtteam voor een gerichte scan en een praktisch implementatieplan

Benieuwd welke wijzigingen in het wetsvoorstel hieraan ten grondslag liggen? Lees ook ons overzicht van de belangrijkste veranderingen in de Wet loontransparantie.