Ziekmeldingen & AVG

Wanneer een personeelslid (bijvoorbeeld een docent) zich ziekmeldt, moet de school als werkgever zorgvuldig omgaan met privacy. Gezondheidsgegevens van werknemers vallen onder de bijzondere persoonsgegevens en zijn beschermd onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming ('AVG'). Dit betekent dat een school alleen de strikt noodzakelijke informatie rondom een ziekmelding mag uitvragen en vastleggen. Hieronder zetten we op een rij wat wel en niet mag.

Toegestane vragen bij een ziekmelding

Een school mag bij de ziekmelding alleen vragen stellen die nodig zijn voor de continuïteit van het werk en wettelijke plichten. De Autoriteit Persoonsgegevens ('AP') heeft aangegeven welke informatie de werkgever in zo'n geval mag uitvragen en registreren:

• Bereikbaarheid: telefoonnummer van de zieke werknemer en eventueel het (verpleeg)adres. Zo kan contact worden gehouden indien nodig (bijvoorbeeld voor verzuimbegeleiding).
  
• Verwachte duur van afwezigheid: een inschatting van hoe lang de werknemer denkt ziek te zullen zijn. Dit helpt bij het plannen van vervanging en het beoordelen van de loondoorbetalingsverplichting.
  
• Lopende werkzaamheden: inzicht in welke taken, afspraken of lessen overgenomen moeten worden, zodat de onderwijscontinuïteit gewaarborgd blijft.
  
• Arbeidsongeval of derde partij: of de ziekte te maken heeft met een bedrijfsongeval op school of een verkeersongeval met een derde (voor eventueel regres) Deze informatie is relevant voor wettelijke regelingen, bijvoorbeeld om kosten te verhalen als een andere partij aansprakelijk is.
  
• Ziektewet vangnetregeling: een werkgever mag niet vragen onder welke vangnetregeling een werknemer valt, omdat dit iets zegt over de aard van de ziekte. Deze informatie wordt alleen gedeeld met de arbodienst of bedrijfsarts. Er zijn echter twee uitzonderingen: de no-riskpolis en de Compensatieregeling oudere werknemers. Vraagt de werkgever of de werknemer onder een van deze regelingen valt, dan moet de werknemer dit meedelen. Deze verplichting geldt pas vanaf een dienstverband van twee maanden of langer, zoals volgt uit artikel 38b Ziektewet.

Al deze punten hebben direct te maken met de bedrijfsvoering en wettelijke verplichtingen van de school als werkgever. Meer dan deze noodzakelijke informatie mag niet gevraagd of geregistreerd worden bij een ziekmelding.

Verboden informatie: wat mag niet worden gevraagd of vastgelegd?

Onder de privacyregels is het niet toegestaan om bij een ziekmelding te vragen naar of te registreren:

• Diagnose of oorzaak van de ziekte: de aard van de medische aandoening, specifieke klachten of hoe deze is ontstaan, mag de werkgever niet uitvragen. Vragen als 'Wat mankeert u precies?' zijn dus niet toegestaan.
  
• Details over behandeling: informatie over medische behandelingen, medicijnen of de naam van behandelaars (bijv. psycholoog, fysiotherapeut) valt onder gezondheidsgegevens en mag niet worden genoteerd.
  
• Functionele beperkingen of mogelijkheden: een leidinggevende mag niet vragen in hoeverre de werknemer nog bepaalde dingen kan of niet kan (bijvoorbeeld 'hoeveel kun je nog tillen?') om de belastbaarheid te peilen. Dergelijke vragen naar lichamelijke of mentale capaciteit zijn in strijd met de AVG, omdat zij impliciet medische informatie opleveren.
  
• Eigen oordeel over arbeidsgeschiktheid: de werkgever mag geen eigen oordeel, medische diagnose of prognose in het dossier noteren over de (on)geschiktheid van de werknemer voor werk. Het beoordelen van de medische situatie is voorbehouden aan een bedrijfsarts.

Zelfs als een werknemer uit eigen beweging medische details vertelt, moet de school terughoudend zijn. De AP benadrukt dat vrijwillig verstrekte gezondheidsinformatie niet door de werkgever mag worden vastgelegd of gebruikt om te beoordelen of iemand kan werken. Uitzonderingen hierop zijn zeer beperkt en gelden eigenlijk alleen als het noodzakelijk is dat direct betrokkenen bepaalde informatie weten in verband met de veiligheid (bijvoorbeeld bij ernstige epilepsie). En zelfs dan bij voorkeur via de bedrijfsarts. Daarnaast kan een werknemer geen vrije toestemming geven tot het verwerken van medische gegevens, vanwege de gezagsverhouding en afhankelijkheid van de werkgever. Een werkgever mag die informatie dus niet opslaan, ook niet als de werknemer 'toestemming' geeft.

Rol van HR en leidinggevenden bij ziekmeldingen

HR-afdelingen en schoolleiding spelen een belangrijke rol in het privacyproof omgaan met ziekteverzuim. Allereerst dienen ze ervoor te zorgen dat uitsluitend bovengenoemde toegestane vragen worden gesteld. Het is begrijpelijk dat een school wil weten of een docent kort of langdurig uitvalt, maar daarvoor is gedetailleerde gezondheidsinformatie niet nodig. Medewerkers staan bovendien hiërarchisch onder de schoolleiding, waardoor zij zich onder druk gezet kunnen voelen om meer te delen dan noodzakelijk. Een zorgvuldige leidinggevende vermijdt dus sturende of indringende vragen over iemands gezondheid.

In plaats daarvan ligt de focus op praktische en arbeidsgerelateerde zaken. De HR-afdeling of leidinggevende kan bespreken welke werkzaamheden moeten worden overgedragen en hoe de werkplanning wordt aangepast tijdens de afwezigheid. Voor inzicht in de medische kant van de zaak – bijvoorbeeld de vraag in welke mate iemand nog kan werken of welke beperkingen er zijn – moet de werkgever vertrouwen op de bedrijfsarts of arbodienst. De bedrijfsarts mag wél medische bijzonderheden bij de werknemer uitvragen en terugkoppelen wat relevant is voor werkhervatting. Op basis van medische beoordeling kan de bedrijfsarts aan de school melden wat de werknemer nog kan en niet kan qua werk, de verwachte duur van het verzuim, de mate van arbeidsongeschiktheid en eventuele adviezen voor aanpassingen ten behoeve van re-integratie. De leidinggevende kan vervolgens in gesprek met de werknemer over werkhervatting, maar uitsluitend aan de hand van deze door de arbodienst gedeelde functionele mogelijkheden, niet op basis van eigen medische vragen.

Een ander aspect van de HR-rol is communicatie binnen de organisatie. Collega's (en indien van toepassing ouders van leerlingen) moeten vaak weten dat een medewerker afwezig is, zeker als er vervanging geregeld moet worden. De schoolleiding kan informatie delen over de verwachte duur van de afwezigheid en de praktische gevolgen voor het werk. Details over de oorzaak van de ziekte behoren echter tot de privésfeer van de werknemer en worden niet zonder toestemming verspreid. Het is aan de zieke werknemer zelf om te bepalen welke inhoudelijke informatie hij of zij eventueel met collega's wil delen. Een goede praktijk is om de werknemer open te vragen wat hij/zij aan collega's gecommuniceerd wil hebben over de afwezigheid. Zo voorkomt de organisatie speculaties, terwijl de privacy gewaarborgd blijft. Belangrijk daarbij is dat de werknemer zich nooit onder druk gezet voelt om meer te onthullen dan hij/zij wil.

Tot slot moeten HR-professionals beseffen dat naleving van deze privacyregels niet alleen van belang is voor het vertrouwen van werknemers, maar ook om wettelijke sancties te voorkomen. Het ongerechtvaardigd registreren van medische gegevens kan een organisatie duur komen te staan. De Autoriteit Persoonsgegevens kan bij schending van de AVG hoge boetes opleggen. Goed werkgeverschap houdt in dat men de persoonlijke levenssfeer van werknemers respecteert, óók bij ziekte. Door zich te beperken tot noodzakelijke informatie en de bedrijfsarts in te schakelen voor medische kwesties, voldoet de school aan de AVG én creëert zij een veilige omgeving waarin zieke medewerkers met vertrouwen kunnen re-integreren.

Meer informatie?

Heb je vragen over ziekte of privacy binnen de onderwijssector? Neem gerust contact op met Carina de Bruin.