In een eerdere blog beschreven we hoe cao-afspraken en de Wet verbetering poortwachter door elkaar lopen, en hoe onduidelijke rolverdeling binnen onderwijsinstellingen tot loonsancties kan leiden. Maar er is nog een derde laag die in de praktijk minstens zo veel misgaat: de AVG.
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en worden beschermd onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wanneer zich een ziekmelding voordoet, mag een school als werkgever niet zomaar alles uitvragen en registreren. Hier zijn strikte regels voor die bij schending kunnen leiden tot hoge boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens. Maar welke vragen zijn dan wél toegestaan?
Wat mag je vragen?
Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens zijn alleen vragen toegestaan die direct noodzakelijk zijn voor de voortgang van het werk en de nakoming van wettelijke verplichtingen. Denk aan:
- De bereikbaarheid van de werknemer
- De verwachte duur van de afwezigheid
- Inzicht in lopende taken die overgenomen moeten worden
- Of de ziekte verband houdt met een bedrijfsongeval of verkeersongeval met een derde
Voor Ziektewet-vangnetregelingen ligt het iets complexer. In principe mag een werkgever hier niet naar vragen, maar voor de no-riskpolis en de Compensatieregeling oudere werknemers geldt een uitzondering, mits de werknemer minimaal twee maanden in dienst is.
Waar gaat het mis?
De diagnose of oorzaak van de ziekte is sowieso verboden terrein. Vragen als "Waar heeft u precies last van?" zijn niet toegestaan, hoe begrijpelijk de nieuwsgierigheid ook is. Hetzelfde geldt voor informatie over medische behandelingen, medicijnen of de namen van behandelaars.
Ook ogenschijnlijk praktische vragen zijn problematischer dan ze lijken. Een vraag als "Kun je nog voor de klas staan?" klinkt functioneel, maar levert impliciet medische informatie op en is daarmee in strijd met de AVG. Alleen de bedrijfsarts mag een oordeel geven over arbeidsongeschiktheid.
De valkuil die de meeste leidinggevenden niet zien
Het kan voorkomen dat een werknemer uit eigen beweging medische details deelt. Begrijpelijk dat een leidinggevende dan meedenkt, maar ook vrijwillig verstrekte gezondheidsinformatie mag niet worden gebruikt om te beoordelen of iemand kan werken.
En de meest gemaakte denkfout? Dat toestemming van de werknemer een uitweg biedt. Dat is niet zo. Vanwege de gezagsverhouding kan een werknemer geen vrije toestemming geven voor de verwerking van medische gegevens. Een werkgever mag die informatie dus niet opslaan, ook niet als de werknemer zegt daarmee akkoord te gaan.
Dit is precies het soort situatie dat in de praktijk steeds weer terugkomt: goedbedoeld, maar juridisch kwetsbaar.
De vragen die overblijven
HR en leidinggevenden spelen een sleutelrol bij de omgang met privacygevoelige informatie. Maar weten zij in jouw organisatie precies waar de grens ligt? Is die grens ook vastgelegd in een protocol en bekend bij alle lagen van de organisatie?
De AVG, de Wet verbetering poortwachter en de cao-afspraken raken elkaar op punten die in de dagelijkse praktijk nauwelijks zichtbaar zijn. Totdat het misgaat. Juist daarom is het belangrijk om te weten hoe je hier in de praktijk zorgvuldig mee omgaat.
Meer grip op verzuim in het onderwijs?
Hoe voorkom je dat een goedbedoelde vraag bij een ziekmelding uitmondt in een AVG-overtreding? Tijdens ons event 'Van ziekmelding tot jaarrekening' vertellen we hoe onderwijsinstellingen verzuim juridisch correct én werkbaar organiseren.
Reserveer nu kosteloos een plek voor het event via deze link.
