Het nieuwe bewijsrecht: Wat betekent dit voor jouw bedrijf?

Vanaf 1 januari 2025 is het civiele bewijsrecht in Nederland ingrijpend veranderd. Deze modernisering is direct relevant voor bedrijven en instellingen die actief zijn in Nederland of internationaal zakendoen. Of je nu regelmatig contracten sluit, betrokken bent bij geschillen of procedures voert: het nieuwe bewijsrecht biedt kansen én uitdagingen. In dit artikel lees je wat er verandert, wat dit concreet betekent voor jouw organisatie en hoe je hierop kunt anticiperen.

Waarom is het nieuwe bewijsrecht relevant?

In de praktijk blijkt het verzamelen van bewijs vaak een struikelblok in contractenrecht en geschillenbeslechting. Denk aan situaties waarin je als bedrijf bewijs nodig hebt van een contractbreuk, aansprakelijkheid of een onrechtmatige daad. Het nieuwe bewijsrecht maakt het eenvoudiger en efficiënter om relevante informatie en documenten te verkrijgen, zowel vóór als tijdens een procedure. Dit is essentieel om je positie in een geschil of procedure te versterken.

Wat is er per 1 januari 2025 gewijzigd?

De Wet vereenvoudiging en modernisering bewijsrecht ging in werking. De belangrijkste wijzigingen zijn:

• Eén centrale regeling voor bewijsverrichtingen: Alle voorlopige bewijsverrichtingen, zoals het horen van getuigen, deskundigenonderzoek of inzage in documenten, zijn nu ondergebracht in één overzichtelijk systeem. Dit maakt het proces efficiënter en duidelijker.
  
• Toegankelijker inzagerecht: Het wordt makkelijker om toegang te krijgen tot relevante informatie van de wederpartij, ook voordat een procedure officieel is gestart.
  
• Lagere drempel voor inzage: Je hoeft niet meer aan te tonen dat je een zwaarwegend belang hebt; een voldoende belang is nu genoeg. Hierdoor wordt het eenvoudiger om toegang te krijgen tot belangrijke stukken.
  
• Digitale selectie mogelijk: Bij grote hoeveelheden digitale bestanden mag je gebruikmaken van zoektermen om relevante informatie te vinden. Dit voorkomt dat je onnodig veel of juist te weinig documenten ontvangt.
  
• Verplichte medewerking: De wederpartij moet meewerken aan het verstrekken van informatie, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om dit te weigeren, zoals privacy of bedrijfsgeheimen.

Waarom is het nieuwe bewijsrecht gunstig bij procederen?

Het vernieuwde bewijsrecht biedt duidelijke voordelen voor bedrijven en instellingen die te maken krijgen met geschillen of procedures. Een van de grootste verbeteringen is dat je als partij al in een vroeg stadium relevante stukken kunt opvragen, zelfs voordat een procedure officieel is gestart. Dit betekent dat je sneller duidelijkheid hebt over de beschikbare bewijsmiddelen en je positie in het geschil. Ook kun je verschillende bewijsverzoeken combineren, wat tijd en kosten bespaart. Door de mogelijkheid om gericht te zoeken in digitale bestanden met zoektermen, wordt het verzamelen van bewijs bovendien veel efficiënter. De wederpartij is verplicht om mee te werken aan het verstrekken van informatie, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om dit te weigeren. Dit alles zorgt ervoor dat procedures transparanter, eerlijker en sneller verlopen, en dat je als bedrijf beter voorbereid bent.

Praktijkvoorbeeld: Inzage in digitale administratie

Stel, jouw bedrijf levert technische onderdelen aan een afnemer. Na levering ontstaat er een geschil over de kwaliteit van de producten en de afnemer weigert (een deel van) de factuur te betalen. Jij vermoedt dat de afnemer al vóór levering signalen had dat de producten niet aan de eisen zouden voldoen, maar hierover niet tijdig heeft gecommuniceerd. Je wilt dit aantonen met (interne) e-mails en kwaliteitsrapportages van de afnemer.

Onder het nieuwe bewijsrecht kun je de rechter verzoeken om inzage in specifieke digitale documenten van de afnemer. Je kunt daarbij aangeven welke soorten documenten je zoekt (bijvoorbeeld interne e-mails over de levering, kwaliteitsrapporten, klachtenregistraties) en zelfs zoektermen voorstellen die relevant zijn voor het geschil. De rechter beoordeelt of je voldoende belang hebt bij de inzage en kan bepalen dat de afnemer deze informatie moet verstrekken, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om dit te weigeren (zoals bedrijfsgeheimen of privacy).

Dankzij het nieuwe recht kun je dus sneller en gerichter bewijs verzamelen, zonder dat je hoeft te wachten tot de procedure volledig loopt. Dit versterkt je positie aanzienlijk, zeker in handelszaken waar bewijs vaak bij de wederpartij ligt en procedures complex kunnen zijn.

Kun je in contracten afspraken maken over de administratie bij geschillen?

Het is zeker mogelijk en in veel gevallen verstandig om in contracten vast te leggen welke documenten en gegevens tot de 'vaste beschikbare administratie' behoren bij een (dreigend) geschil. Door hierover vooraf duidelijke afspraken te maken, voorkom je discussie achteraf over welke stukken relevant zijn en beschikbaar moeten worden gesteld. Denk bijvoorbeeld aan het opnemen van een bepaling waarin staat dat partijen verplicht zijn om bepaalde contracten, correspondentie, facturen, rapportages of andere relevante documenten te bewaren en op verzoek te overleggen bij een geschil.

Dit soort contractuele afspraken sluit goed aan bij het nieuwe bewijsrecht, waarin het belang van snelle en volledige informatievoorziening centraal staat. Door vooraf te bepalen welke stukken tot de administratie behoren, verklein je het risico op bewijsproblemen en versterk je je positie in een eventuele procedure. Het opnemen van dergelijke bepalingen is dus zeker relevant en kan bijdragen aan een efficiëntere en eerlijkere afwikkeling van geschillen.

Praktische tip: Laat bij het opstellen of herzien van contracten altijd kritisch kijken naar de afspraken over administratie en bewijs. Zo voorkom je verrassingen als er onverhoopt een geschil ontstaat. En bij internationale partijen is ook nog van belang welk recht van toepassing is en welke instantie kennis neemt van geschillen.

Hoe pak je dit als bedrijf aan?

1. Inventariseer je bewijspositie: Breng in kaart welke informatie je nodig hebt voor een (dreigend) geschil of procedure.
   
2. Vraag tijdig inzage: Overweeg om al vóór een procedure een inzageverzoek te doen, zeker als je vermoedt dat bewijs verloren kan gaan.
   
3. Werk zorgvuldig met zoektermen: Bij digitale administratie is het belangrijk om zoektermen goed te kiezen, zodat je relevante documenten niet mist.
   
4. Wees voorbereid op medewerking: Houd er rekening mee dat je als wederpartij verplicht kunt worden om relevante informatie te verstrekken.
   
5. Schakel juridische hulp in: Het nieuwe bewijsrecht biedt kansen, maar vraagt om een strategische aanpak. Een gespecialiseerde advocaat kan je hierbij begeleiden.

Wat kan TK voor jou betekenen?

TK heeft ruime ervaring met contractenrecht, geschillen en procedures, zowel nationaal als internationaal. Wij adviseren je graag over de mogelijkheden van het nieuwe bewijsrecht, helpen bij het formuleren van effectieve inzageverzoeken en begeleiden je in het gehele proces. Ook denken wij mee over het opnemen van administratieve bepalingen in je contracten, zodat je optimaal voorbereid bent op eventuele geschillen.

Meer informatie?

Wil je weten wat het nieuwe bewijsrecht voor jouw bedrijf betekent? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Samen zorgen we dat je optimaal voorbereid bent op de juridische uitdagingen van 2025 en daarna.