Mediationclausules in het bedrijfsleven: effectief omgaan met zakelijke geschillen

Waarom een mediationclausule relevant is voor jouw organisatie

Als ondernemer of bestuurder weet je dat conflicten soms onvermijdelijk zijn, zeker als je actief bent in de internationale handel of regelmatig complexe contracten sluit. Een zakelijk geschil kan echter snel uitgroeien tot een langdurige en kostbare procedure. Steeds meer bedrijven kiezen daarom voor een mediationclausule in hun contracten. Maar wat houdt zo'n bepaling precies in, en werkt het in de praktijk?

Wat is een mediationclausule?

Een mediationclausule is een contractuele afspraak waarin je samen met je contractspartij vastlegt dat je bij een (toekomstig) geschil eerst mediation inzet voordat je naar de rechter of arbitrage stapt. Mediation is een vorm van alternatieve geschiloplossing waarbij een onafhankelijke mediator beide partijen – vaak bijgestaan door advocaten – begeleidt om samen tot een oplossing te komen. Mediation is vertrouwelijk en gericht op het behoud van de relatie.

Voordelen van mediation ten opzichte van procederen

Procederen is vaak tijdrovend en brengt hoge kosten met zich mee. Bovendien leidt een procedure lang niet altijd tot een bevredigende uitkomst voor beide partijen. In de praktijk zien we dat veel zaken alsnog eindigen in een schikking, vaak pas na maanden of zelfs jaren procederen. Mediation biedt de mogelijkheid om sneller, met minder kosten en met behoud van de zakelijke relatie tot een oplossing te komen.

Praktijkvoorbeeld

Stel: jouw bedrijf heeft een geschil met een buitenlandse leverancier over de levering van goederen. In plaats van direct naar de rechter te stappen, verplicht de mediationclausule beide partijen eerst tot mediation. Hierdoor ontstaat ruimte voor overleg en kan een escalatie worden voorkomen, wat de kans op een werkbare oplossing vergroot.

De escalatieladder en het doorbreken daarvan

Bij zakelijke conflicten zie je vaak dat partijen eerst een aantal stappen op de zogenaamde 'escalatieladder' zetten. Dit betekent dat het conflict in eerste instantie verhardt: standpunten worden ingenomen, de communicatie verslechtert en er worden juridische maatregelen getroffen. Pas na verloop van tijd ontstaat het besef dat een oplossing noodzakelijk is, vaak onder druk van een lopende procedure. Mediation kan deze escalatie doorbreken, mits beide partijen bereid zijn om samen naar een oplossing te zoeken.

Afdwingbaarheid van mediationclausules: recente rechtspraak

Lange tijd werd in de rechtspraak geoordeeld dat mediationclausules niet afdwingbaar waren, omdat mediation uitgaat van vrijwilligheid en wederzijdse bereidheid. In juli 2024 heeft de Hoge Raad echter geoordeeld dat een mediationclausule wél afdwingbaar kan zijn (HR 12 juli 2024, ECLI:NL:HR:2024:1078). Dit hangt af van de formulering van de clausule en van wat partijen redelijkerwijs van elkaar mochten verwachten (de zogenoemde Haviltex-maatstaf).

Is de mediationclausule afdwingbaar, dan kan de rechter of arbiter een procedure aanhouden en partijen verplichten eerst mediation te proberen. Dit gebeurt alleen als mediation in de gegeven situatie zinvol is en de rechter of arbiter beoordeelt dat.

Recente uitspraken

• Spoedeisend belang: De voorzieningenrechter in Den Haag oordeelde dat een mediationclausule niet gevolgd hoefde te worden vanwege het spoedeisende karakter van de vorderingen en omdat een partij had aangegeven dat mediation zinloos zou zijn (Rb. Den Haag 5 december 2024, ECLI:NL:RBDHA:2024:21946).
  
• Optionele clausule: Het Gerechtshof 's-Hertogenbosch oordeelde dat een mediationclausule die als optie was opgenomen, niet afdwingbaar was (Gerechtshof 's-Hertogenbosch 21 november 2024, ECLI:NL:GHSHE:2024:3657).
  
• Weigering mediation: In een zaak op Aruba werd geoordeeld dat een partij die mediation had geweigerd, niet alsnog tot mediation kon worden gedwongen (Gerecht in Eerste Aanleg van Aruba 21 augustus 2024, ECLI:NL:OGEAA:2024:185).

Waar moet je op letten bij het opstellen van een mediationclausule?

De formulering van de mediationclausule is cruciaal. Let op de volgende punten:

• Bindend karakter: Leg duidelijk vast dat mediation verplicht is voordat andere stappen worden gezet.
  
• Concrete verplichtingen: Omschrijf waartoe partijen precies zijn gehouden, bijvoorbeeld het aantal mediationgesprekken of de termijn waarbinnen mediation moet plaatsvinden.
  
• Gevolgen bij niet-naleving: Bepaal wat er gebeurt als een partij zich niet aan de mediationclausule houdt (bijvoorbeeld opschorting van de procedure).
  
• Aanwijzing mediator: Spreek af wie als onafhankelijke mediator kan optreden of hoe deze wordt aangewezen.
  
• Bespreek de clausule: Bespreek de voordelen en nadelen van de mediationclausule tijdens de contractonderhandelingen. Dit vergroot de kans dat partijen mediation serieus nemen als er een geschil ontstaat.

Hoe kan ons kantoor jouw bedrijf helpen?

Het opstellen van een goede mediationclausule vraagt om maatwerk, zeker als je internationaal actief bent of te maken hebt met complexe contracten. Wij adviseren je graag over de mogelijkheden en risico's van mediationclausules in jouw contracten. Ook begeleiden wij je bij geschillen, zowel in mediation als in procedures.

Meer informatie?

Wil je weten of een mediationclausule geschikt is voor jouw contracten, of heb je een geschil waarbij mediation mogelijk een rol kan spelen? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Wij denken graag met je mee over de beste oplossing voor jouw bedrijf.