Op 24 april jl. is de Tijdelijke Wet COVID-19 Justitie en Veiligheid (de “Wet”) gepubliceerd en inwerking getreden, waarin (onder meer) de mogelijkheid is opgenomen om de algemene vergadering van een besloten vennootschap of een naamloze vennootschap volledig te laten plaatsvinden langs elektronische weg.
In verband met de huidige overheidsmaatregelen vanwege de uitbraak van COVID-19 (het coronavirus) zijn alle samenkomsten tot en met in ieder geval 19 mei a.s. verboden.
Het houden van een fysieke vergadering is daarmee in veel gevallen onmogelijk. Denk aan verplichte aandeelhoudersvergaderingen, bestuursvergaderingen en algemene ledenvergaderingen van rechtspersonen. In dit artikel zetten wij de mogelijkheden van elektronisch vergaderen op een rij.
Volgens de wet en de statuten van B.V.’s en N.V.’s is het verplicht om minimaal eens per jaar een algemene vergadering te houden. Indien de statuten niet een andere termijn vermelden, dient de jaarvergadering gehouden te worden binnen zes maanden na afloop van het boekjaar van de vennootschap. Dit is een belangrijke reden dat bij veel vennootschappen in het voorjaar een algemene vergadering wordt gehouden.
Verlenging termijn voor deponeren van de jaarrekening
Een andere reden is gelegen in de wettelijke termijnen voor het vaststellen van jaarrekeningen van vennootschappen. Volgens het vennootschapsrecht dient het bestuur binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar van de vennootschap de jaarrekening op te stellen, behoudens verlenging van deze termijn met ten hoogste vijf maanden door de algemene vergadering. De jaarrekening moet worden ondertekend door de bestuurders en worden vastgesteld door de algemene vergadering, waarna deze jaarrekening uiterlijk na 8 dagen gedeponeerd moet worden bij het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Op dit moment is er sprake van bijzondere omstandigheden, waarmee een beroep kan worden gedaan op de verlengingstermijn voor het opmaken van de jaarstukken. Echter, deze verlenging is niet automatisch van toepassing. Zo dient – volgens de huidige wetgeving – de algemene vergadering te besluiten om deze verlengingstermijn toe te passen.
Besluitvorming buiten vergadering
Binnen de B.V. is een belangrijke ‘workaround’ voor het houden van een fysieke algemene vergadering dat eenmaal per jaar besluitvorming mag plaatsvinden buiten de (fysieke) vergadering, op basis van een schriftelijk genomen besluit. Voorwaarde is echter dat alle vergadergerechtigden moeten instemmen met het feit dat de besluitvorming op deze wijze zal plaatsvinden.
Ook als alleen wordt besloten om een beroep te doen op de verlengingstermijn voor het opstellen van jaarstukken (en verdere besluitvorming bijvoorbeeld tot later in het jaar wordt uitgesteld), kan besluitvorming buiten vergadering uitkomst bieden zodat desalniettemin aan de wettelijke verplichtingen betreffende de jaarrekening zal worden voldaan.
Schriftelijke volmacht
Hiernaast is het doorgaans mogelijk om een (schriftelijke) volmacht te geven aan een ander voor het bijwonen van een aandeelhouders- of ledenvergadering. Naast deze vergadervolmacht is het mogelijk om een (eveneens schriftelijke) stemvolmacht af te geven, zodat de gevolmachtigde ook een stem kan uitbrengen indien voorstellen aan de orde komen in de betreffende vergadering. Echter, gelet op de huidige beperkende maatregelen, zullen dergelijke volmachten slechts een oplossing bieden aan vennootschappen die het aantal fysiek aanwezigen (de gevolmachtigden) tot een minimum kunnen beperken.
Volgens de wettelijke regeling (van art. 2:117 a en b en art. 2:227a en b BW) is het met de inwerkingtreding van de ‘Wet inzake elektronische communicatiemiddelen bij besluitvorming in rechtspersonen’ vanaf 1 januari 2007 mogelijk om via een elektronisch communicatiemiddel deel te nemen aan de algemene vergadering en daarin het woord te voeren. Hiernaast kan via een dergelijk middel een stem worden uitgebracht in deze vergadering. Een voorwaarde voor deze toepassing van elektronische communicatiemiddelen is echter dat deze mogelijkheid in de statuten van de rechtspersoon dient te zijn opgenomen.
De Tijdelijke Wet COVID-19 maakt het mogelijk dat een vergadering ook digitaal kan worden gehouden indien dit niet expliciet in de huidige statuten van de rechtspersoon is voorzien.
Een digitale vergadering is volgens de Wet mogelijk voor een N.V., de B.V., een coöperatie en een vereniging (incl. een vereniging van eigenaren).
Naast de mogelijkheid tot het houden van een digitale vergadering, biedt de wet de mogelijkheid tot het verlengen van de termijn voor het deponeren van jaarstukken door het bestuur. Deze verlengingstermijn wordt overigens geboden aan het bestuur, in plaats van de verlengingstermijn die de wet al heeft toegekend aan de algemene vergadering. Beide termijnen kunnen dus niet opvolgend worden gebruikt. Let wel: voor het toepassen van deze verlengingstermijn is een uitdrukkelijk bestuursbesluit noodzakelijk!
Ten slotte wordt het bestuur (eenmalig) geen verwijt gemaakt indien als gevolg van de uitbraak van COVID-19 de openbaarmaking van de jaarrekening – die betrekking heeft op het meest recente afgesloten boekjaar – niet tijdig heeft plaatsgevonden.
Voor het houden van een digitale vergadering gelden volgens de Wet de volgende voorwaarden:
Het voornemen is om de noodwet zo spoedig mogelijk in werking te laten treden en de wet een terugwerkende kracht te geven vanaf 16 maart jl. De Tijdelijke Wet vervalt op 1 september 2020. Indien de rechtspersoon een boekjaar heeft dat gelijk is aan het kalenderjaar, betekent dit dat de regelingen zien op de besluitvorming betreffende de jaarrekening over het boekjaar 2019.
Indien u na 1 september a.s. een elektronische vergadering wenst te houden, is een aanpassing van de statuten nodig, aangezien vanaf deze datum (enkel) de huidige regeling geldt. Om deze reden adviseert de overheid om voor de toekomst de statuten van de rechtspersoon te wijzigen om elektronisch vergaderen mogelijk te maken.
